川本さんに聞いてみよう！「顧客課題への向き合い方・イベントコンサルティングの真髄」とは？

こんにちは、GPの染宮です。
GPには様々なイベントのプロフェッショナルがいますが、その中でもイベント企画、イベントコンサルティングのプロ中のプロなのが川本達人さんです。今回は川本さんにイベントコンサルティングの神髄についてお伺いしました！

イベントプランニングではどのようなことに気を付けていますか？

前提として、オリエンの際に本質的な課題を明確に伝えてもらえることはあまりありません。そもそもお客様がイメージできていないことも多いんですね。だからこそ、担当の方にしっかり寄り添うことが大事です。

それを踏まえて……イベントプランニングにおいては、何よりも最初のヒアリングが大事です。最初にしっかりヒアリングすることでズレが生じることを防げますし、関係が醸成されていきます。クライアントとこちらの間にズレやギャップが生じてしまうとどんどん離れていってしまいますから、ヒアリングを通じて顧客理解をすることが最優先。ヒアリングとコミュニケーションを通じ、お客様と一緒に課題を探していきます。何度も話し合いの機会を設けることでお客様が本当に求めているもの、本質に迫っていくことができるように心がけています。

企画書は風呂敷を広げるものというイメージを持っている人もいるかと思いますが、私はむしろ逆。話し合う中で得られた様々な情報を集約させていくイメージです。

コミュニケーションを大切にするということですが、具体的にはどのように進行しますか？

とあるイベントのお問い合わせをいただいた時の事例をお話しすると……Webサイトからお問い合わせをいただいた時点では情報量が少なく、「これはしっかりとヒアリングをした方がいい」と感じたため、こちらから複数回のヒアリング機会を設けることを提案させていただきました。

最初はしっかり「傾聴」すること

初回ヒアリングではとにかく「聞く」ことを心がけました。ヒアリングする内容はコンセプトや社長がよく使うキーワード、模範的な社員像などのイメージ部分から、決裁者が誰なのかといった決定プロセスについての情報まで多岐に渡ります。この時はご相談いただいたのが毎年開催されるタイプのイベントだったため、過去実績を維持したいのか、変化を付けたいのか等のイメージも伺いました。
こういったヒアリングは情報収集以上に「ヒアリングを通じて不安の洗い出しを行う」という役割があります。お客様も問い合わせの段階では様々な不安を抱えているものです。ヒアリングをしていく中でお客様の課題、何を不安に思っているかを浮き彫りにし、向き合うことが大切です。

企画書初稿を作り、ズレがないか確認

1回目のヒアリングが終わったらその内容と要点をまとめた資料を連携し、フィードバックをいただきます。そのフィードバックをもとに企画書初稿を作り、2回目のヒアリングでお客様に見ていただきます。この時点での企画書は前述のメモを企画書の体裁に落とし込んだラフスケッチのようなもので、具体的な提案、イメージ画像などは入っていません。この企画書初稿をもとに企画スタンス、演出手法などにズレがないかをヒアリングしていきました。

ブラッシュアップとヒアリングの繰り返し

3回目以降は2回目とヒアリングをもとにイメージ画像などを追加し、より企画書らしくブラッシュアップし、プレゼンでの最終提案が「求めているイベントはこういったもので合っていますか？」という『答え合わせ』になるよう進めていきます。

結果的に、最終提案の時点でお客様の不安は80％ぐらい解消されているのが理想です。

オリエンテーションの前にお客様のリサーチはしますか？

もちろんです。まずはインターネットをベースに基本情報を調べますね。最近ではChatGPTも活用します。お客様に納得・期待していただくためにもお客様を知ることが欠かせません。
当たり前のようですが、仕事に追われているとこの基本を忘れ、企画書のための企画書を作ってしまうことがあります。
そうならないためにも、お客様のこと、どういった事業をしているのか、ライバル企業や競合はどこなのかなどをしっかりリサーチし、把握した上でオリエンに臨みます。

イベントの継続受注のために心がけていることはありますか？

以前、イベント後振り返りの後に役員への報告をされた際、フィードバックをいただくようにしています。報告の場に同席させてほしいと頼んだこともありますよ。
というのも、報告はどうしても伝言ゲームになってしまい、ニュアンスがお互いに伝わりきらないことがあるんです。それなら現場に自分がいた方が意図やニュアンスを直接受け取れますからね。実現はしませんでしたが……
間が空くと関係が希薄になるのは当然のことなので、そうならないようコミュニケーションの場を持つようにしています。
また、会社はどんどん変化していきます。一年前と今は全く違う。その「違い」を掴めるよう、しっかりヒアリングをしています。

最後に、イベントプランニングで一番大切なことを教えてください。

企画書だけを上手に作ろうとしないことです。企画書だけ作ろうとしてもうまくいきません。企画提案力と営業推進力の合わせ技が重要ですし、その鍵を握るのはヒアリングです。また、お客様はイベントの最新技術に常に触れているわけではありません。先進的な技術はかえってわかりにくくなってしまうこともあります。

大事なのは企画を提案するまでにお客様に合う回数を刻み、不安に寄り添い、期待に寄り添って安心にたどり着くことだと考えています。

まとめ

イベント「コンサルティング」の名の通り、川本さんのお客様への関わり方はイベント企画のためのヒアリングの域を超え、いかにお客様の本質的な課題を探し、共有し、解決するかに焦点を置いているように感じました。イベントは実施が目的ではなく「イベントを通してお客様の課題を解決すること」が目的。川本さんのイベントコンサルティングのプロの視点と具体的な取り組みを社内で取り入れ、より良いイベント企画を皆様に提供していきます！