【GP流】メールは1分以内に返信？メール管理方法を調査
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みなさん、こんにちは。絶対に花粉症にだけはなりたくないGP内藤です。最近温かくなってきて、春が待ち遠しくなっています……。
イベントプロデュース業では、パートナー企業様やクライアント様と日々多くのメール業務をしています。重要な事項が記載されたメールから、お礼メールまで、内容によって緊急度や重要度が変わってきますよね。
その中で、大量のメールを正確に理解し、捌くためにどのような工夫をしているのか、3人のメンバーにインタビューしてみました。メールが迷子になりがちな方、メールの受信が何百件にもなっている方、必見です！！！
小菅アシスタントプロデューサーの場合
一人目は、イベントプロデュースと新卒採用担当の二足の草鞋を履いている、小菅APにインタビューしてみました！
確実な仕事ぶりが社内にも知られている小菅AP。顧客リレーションやパートナー企業とのコミュニケーションをメール上ではどのように行っているのか気になります。同期同士で働いている様子を見たことがないので、とても気になります……！
まずは、メールフォルダを見せていただきました！
内藤：GPという名前のフォルダがいっぱいありますね！
小菅AP：イベント関連は、ステータス＋案件名で分類しています。他にも社内業務があるので、それはGPというカテゴリーで分けていますね。
内藤：フォルダの量が凄く多く感じるのですが……
小菅AP：案件進捗把握と同時に、案件数が把握できるので、自分の業務量のバランスを調整するのにも役立ってます！
内藤：なるほど～！やはり、どちらの業務も並行して行う必要があるので大事ですね！
☆POINT☆ フォルダ数で業務量把握
小菅AP：自分が深く関わっている案件はお気に入り登録しています。お気に入りは上部に固定されるため、探す時間短縮が狙いです。
内藤：私、お気に入り登録は一つもしてませんでした……。「ここは注力したい」っていう案件は目に触れやすい場所に常に置いておくのが大事ですね！！沢山くるメールを速く捌くポイントってあったりしますか？
小菅AP：受信フォルダにはメールを溜めないこと！！返信したら、フォルダに振り分けしてますね。メールが溜まってしまうと、正直混乱します……。一日に一回は必ずメールを振りける時間を作るっていうのを習慣化しています。
内藤：私、メール振り分け時間はいつも好きなタイミングでやってました……。
小菅AP：もう一つ習慣にしているのが、メールにフラグをつけることですね！自分で対応できるものは即レスしますが、上司などに確認が必要な場合もあるので、それは一目見てわかるようにしています。
内藤：フラグは私も活用しています！ぱっと見でわかる仕様になっているので見つけやすいですよね！！
小菅AP：そうなんです！とにかく探す時間を短縮したいのでそういう工夫をしていますね！
☆POINT☆ メール整理のルーティン化
☆POINT☆ フラグなど既存仕様の活用
仲川ディレクターの場合
二人目は、一年目でディレクターに昇格した、仲川Dにインタビューしました。GPの中でもTo Do管理が最強すぎると定評があり、新卒への研修の講師も務めています。そんな仲川Ⅾはメール管理をどのようにしているのでしょうか？
まずは、メールフォルダを見せていただきました！
内藤：凄く細かくフォルダが分かれていて、ぱっと見で現状のステータスまでわかっちゃうんですね。なぜこのようなやり方をしているのですか？
仲川D：まずはやっぱり、誰にどのようなメールのやりとりをしているのかをしっかりと整理するためですね！
内藤：なるほど～！整理整頓大事ですね……！
仲川D：メールの場合、スレッドによって話す内容が変わってくるので、フォルダ内でもスレッドを分けておけば内容のミスが起きない形になっています。
☆POINT☆ メールフォルダもジャンルごとに整理整頓
内藤：日頃、メールを整理をしていく中で気をつけているポイントってありますか？
仲川D：一つ目は、とにかく受信トレイの中のメールを減らすということですね。そうすることによって、新規で来たメールに早く内容を確認して返信をしないとという気持ちになります。また、対応済みのものをアーカイブするというシステム化をすれば、返信やチェック漏れを防ぐこともできます。
内藤：私も受信トレイにメールが50件とかあったりすると、ひとつひとつの確認がおろそかになってしまっている気がします……！！受信トレイの中は減らせるように努力します！
仲川D：二つ目は、日々フォルダ名を最新にすることですかね。自分が今どんな案件があるのか、誰とどのようなやりとりをしてたかを適宜振り返りながらしています。他にも色々なメリットがあるので、「常に目に触れ続ける」ということを意識しています！
内藤：とても勉強になります……！一年前からフォルダの更新なんてしていなかったので、早速私も最新にしてみようと思います！
仲川D：メール整理もTo Do管理に紐づくので、毎日しっかりとメール整理してみてください！
☆POINT☆ 受信トレイは常に整理
☆POINT☆ 格納先のフォルダ名は常に最新に
水野プロデューサーの場合
三人目は、社歴9年の水野Pにインタビューしました！
年間の案件対応数(営業企画込み)は約100件！！！そんな多くの案件対応を抱える水野Pのメール管理はどのようにしているのでしょうか？
まずは、メールフォルダを見せていただきました！
内藤：フォルダ名に日付が入ってますね。珍しい気がします！
水野P：案件の本番日をフォルダ名の最初に入れています。そうすると、本番日が近い順に並べられるので。実施日が近ければ近いほど、緊急度が高いので、メールチェックの優先度はフォルダを見ればわかるという仕組みです。
内藤：なるほど～！たしかに、イベント仕込み日の前日などは、最終台本や最終マニュアルの修正が細かく飛び交うときもあるので、そういうメールは早めに確認が必要になりますね！
水野P：また案件ごとでフォルダを分けているので、自分の頭の中の整理や後から見返した時にも把握がスムーズにできます。
☆POINT☆ 緊急度の高いものから順番に並べる
内藤：日頃、メールを管理していく中で気をつけているポイントはありますか？
水野P：まずは、見たら閉じずにすぐ返信、返答に時間がかかりそうなものは一度ステイというルールを決めて、取り計らう上で悩まないようにしています。すぐ対応できるものはすぐに返信しいタイプですね。
内藤：メールを見てもその場で返信をしないときがあるので、閉じずにすぐ返信を取り入れてみようと思います……！！他にはありますか？
水野AP：未処理のものはやはりフォルダに格納しないということですね。受信トレイがある意味タスクリストの役割も果たしています。
内藤：返信しようと思ってたのに～を防げますね！
水野P：メールの管理方法も人によって様々なので、自分が一番しっくりくるやり方を模索して、効率化を図るのが良いと思います。
☆POINT☆ 見たらすぐ返信
☆POINT☆ 自分のやり方を探す
小菅AP、仲川D、水野P、インタビューにご協力いただきありがとうございました！！！
皆さんの共通点として挙げられたのは、とにかくメールを溜めずに即レスということでしたね。受信トレイに数十件溜まっているだけで、見るのが億劫になってしまうので、その前にしっかりとフォルダに格納していくのが大切ですね。
今回のインタビューを通じて、私も非常に勉強になりましたし、簡単に取り入れられる内容ばかりだったので早速実践していこうと思います！GPは仕事において、スピード重視なのでメールの管理で手間を取らないようにしていきたいですね。
