宮永プロデューサーに聞いてみた！イベント企画制作時のポイントとは？！

こんにちは！GP染宮です。今回は会社創立期からのメンバーとして長年活躍しているイベントプロデューサーの宮永さんに「イベント企画制作時の意識していること」を聞いてみました！

イベント企画の上流工程で重要なことは何ですか？

常に目的を捉え続けることかなと思っています。企業イベントは、イベントを実施することが目的ではありません。企業には達成したい目標や目的があり、イベントはそれらを達成するための手段です。「イベントを通じてどのような成果を出したいのか」を正確に把握した上で企画をしていくことが欠かせません。

参加者の満足度を上げるためにどのようなアプローチをしていますか？

会場選定・空間演出と運営・進行面の両方からアプローチしています。
満足度というとプログラムや演出に意識が向きがちですが、参加者が過ごしやすいストレスのない空間作りも満足度に直結すると実感しています。

まずは会場装飾についてです。没入感のある非日常空間が求められることが多いですが、やりすぎると逆効果になることもあります。このあたりのバランス感覚は腕の見せ所でもありますので、クライアント様のカラーやイベントの目的などを踏まえて決めていきます。
次に運営面です。参加者をお待たせすることのないスムーズな受付はもちろん、参加者の男女比をふまえたお手洗いの数の調整、空調、お水の手配、コーヒーやお菓子の準備など、お客様が過ごしやすい気配りが大切です。飲食店でも同じですよね。

お客様ファーストの考え方は進行面でも変わりません。プログラムは「主催者が何をやりたいか」ではなく、「参加者がどう受け取るか」が大切です。参加者が飽きないようにメリハリをつけることはもちろん、参加者の気持ちに寄り添い、自然な形で目的達成に向けて盛り上げていく演出を心がけています。

逆に顧客満足度を下げてしまうことは？

イベントそのものというか、イベントをご依頼いただいたお客様に対して一番やってはいけないのは予算オーバーです。例えば、予算1,000万円のイベントの費用が「ご要望を積み上げると2,000万円になりました」となってしまったら、どんなにイベントのクオリティが高くても信用を失います。
一般的にイベントの費用は演出にこだわるほど膨らんでいくので、費用とクオリティのバランスを取るのもイベントプロデューサーの大事な役割です。イベントは様々なパートナーとの共同作業。お客様ともパートナーとも向き合って話し合い、それぞれが納得いく予算をコントロールできる会社が信頼されます。

イベント後に取り組んでいることはありますか？

チーム内・お客様との振り返りです。私はイベント後に必ずチーム内で振り返りをし、その内容をお客様やパートナーとすり合わせています。良かったことも悪かったことも包み隠さず振り返り、紙に落とし込んでお客様にもパートナーにもフィードバックします。こうすることでお客様がいち早く「次回イベント」を意識してくださるようになります。そもそも、定期開催イベントであってもお客様の状況や制作期間、目的は毎年変わるため、全く同じイベントを繰り返すことはありません。前年の続きではなく、その時のお客様にピッタリと合った企画、提案をしていくことが欠かせません。

企画を提案する際、具体的にどんなことを心がけていますか？

ワクワクと安心を両軸で感じていただくことです。イベントですから、お客様は企画を聞いた時にまずワクワクしたいし、期待したい。期待値が上がれば上がるほどいいと考えています。同時に「このイベントが実現するんだ！」と安心していただけるような要素を提示することも大事です。

例えば、とあるインセンティブツアー案件の時は「ワクワク」と「安心」の両方を押さえたプレゼンをしました。当日の高揚感を想像できるよう、演出家の同行・協力を得てプレゼンの場で入場からオープニングの演出をお客様にも疑似体験していただきました。また、制作期間が短いことが分かっていたため、各所の見積もりを取ってすぐに動ける状態を整えて臨みました。このワクワクと安心感の両面を評価していただいた結果、弊社にお任せいただくことができました。

満足感の高いイベントプロデュースのためにどのようなインプットをしていますか？

日々の生活すべてですかね…(笑)。
例えば、ショーウィンドーを見るだけでも最新の傾向がつかめますし、街のちょっとしたところにも拾えるアイデアがたくさんあります。映画からは「映像の切り替わり」や「音を入れるタイミングのこだわり」を、音楽ライブからはリアルイベントならではの「一体感の生まれ方」、「高揚感の作り方」、「映像や演出手法」を学ぶことができます。

ただ、そういったアイデアの引き出し的な目線だけでなく、自分が体験していることを参加者に置き換えて考えていくことも大事だと思っています。映画を見た後って「いい時間だった」「明日からまた頑張ろう」という気持ちになりますよね。あの変化をイベントで起こすのが私たちの仕事であり、GPのVISIONである「BRING HAPPINESS」なんです。顧客目線に寄り添い「この演出をすると参加者はこう感じる」という感覚を見失わないようにしています。

参加者の方には数時間のイベントを通じて “ちょっとした” マインドセット「明日からこうしよう」という “ほんの少しの変化” を持って帰っていただけたらと思っています。