イベント企画書の作り方！イベント企画会社の企画書を公開！
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イベントの規模にかかわらず、イベントを実施するにあたって欠かせないのが『イベント企画書』です。イベントは様々な立場、役割の人が関わるため、スムーズに運営するためには綿密な計画が欠かせません。この記事ではイベント企画書の作り方について具体的に解説していきます。
イベント企画とは
まず、イベント企画とは何かを明確にしましょう。
このページでは『イベント企画』を次のように定義しています。
・特定の目的を達成するため
・講演や表彰、エンタメなどの様々な活動を
・計画的に実施すること
イベントというと見た目の派手さや華やかさに意識が向きがちですが、それはあくまで『目的を達成するための手段』です。目的はイベントによって様々ですが、企業イベントに限れば次のようにカテゴリ分けすることができます。
・社員教育・モチベーションアップ (社員向け)：キックオフ、表彰式、運動会等
・PR・ブランディング (顧客向け)：新商品発表会、ポップアップショップ等
イベントの内容や規模は千差万別。しかし、すべてに共通するポイントが一つあります。それは『目的に沿った、綿密な計画を立てること』です。『準備8割、本番2割』という言葉がありますが、イベント企画はまさにこの『準備8割』をいかに固めていくかが成功のカギを握っているのです。
イベント企画の流れ
ここからは『具体的にどうすれば成功するイベント企画ができるのか』を掘り下げていきます。
成功するイベント企画には『外せない要素』があります。それを順番通りに固めていくことで土台が固まり、イベントの成功を力強く引き寄せることができます。
1. 目的を明確にする
2. ターゲットを明確にする
3. 会場と日時を決める
4. コンセプトを決める
5. 具体的なコンテンツやプログラム、会場装飾、必要な人員などを固めていく
6. 準備を進める＆集客を開始する
7. イベント本番を迎える
8. イベント終了後に振り返りを行う
ひとつずつ具体的に見ていきましょう。
1. 目的を明確にする
イベント企画において最も重要なのが『目的』です。そもそも、イベントとは目的を達成するために行うもの。目的がわからなければ、イベント自体ができなくなってしまうのです。
そのため、イベント企画は目的を決定することから始まります。目的はイベント全体を貫く柱ですので、曖昧な表現ではなく、誰でもわかる言葉で明確にすることが欠かせません。また、一度決めたら原則として変えることはできませんので、しっかり吟味して決めるようにしましょう。
2. ターゲットを明確にする
目的が明確になったら、次はターゲットの明確化です。ターゲットとは『目的を達成するためにイベントに呼びたい人』のことを指します。例えば『社員のモチベーションを上げ、営業成績を伸ばしたい』のであれば、ターゲットは成績優秀者やこれからに期待したい社員になりますし、『新店舗の売上を伸ばしたい』場合は新店舗の近所に住む人になるでしょう。
ここで重要なのが『みんな』ほど危険なターゲット設定はない、ということです。ついつい一人でも多くの人に来てほしいと思ってしまいがちですが、ターゲットを絞らないイベントは誰にも興味を持ってもらえません。『誰のためのイベントなのか』を明確にすることでイベントが引き締まるのです。
3. 会場と日時を決める
目的とターゲットを決めることで、イベントに最適な会場規模と日時を絞り込むことができます。絞り込めたら具体的な会場候補を探し、予約しましょう。なお、会場の予約しやすさはイベントの規模によって大幅に変わります。特にリアルで千人以上の参加を見込む場合、会場候補が少ないこともあり、1年以上前から押さえておく必要がありますので注意が必要です。
4. コンセプトを決める
目的とターゲットをハッキリさせると、会場・日時の他にコンセプトも決めることができます。コンセプトとは『アイデアを貫くテーマ』を指します。実際のコンテンツや会場装飾はコンセプトを元に決めていくため、コンセプトの魅力＝イベントの魅力といっても過言ではありません。コンセプトはイベントの質を決める超重要要素のため、しっかりと吟味することが大切です。
5. 具体的なコンテンツやプログラム、会場装飾、必要な人員を固めていく
「イベント企画」と言われて真っ先に思いつくのがコンテンツやプログラム、ステージ装飾ではないでしょうか。いわゆる『イベントの中身』であり、イベント企画において最もワクワクする部分です。
しかし、コンテンツや装飾はあくまでも『目的を達成するため』『コンセプトに沿った形で』決めていくものです。カッコよさや豪華さに気を取られすぎてコンセプトから外れてしまったら元も子もありません。また、予算も無視できませんよね。やりたいこととコンセプト、予算などとの兼ね合いを見ながらどれだけ魅力的な中身を創り出せるか、担当者の腕の見せ所です。
6. 準備を進める＆集客を開始する
イベントの具体的な中身が決まったら、いよいよ関係各所への発注と準備のスタートです。また、集客の開始もこのタイミングになります。ただし、社内表彰式などの定期開催型社内イベントについては5の途中から日程を告知し、参加者に日程を押さえてもらうのも一つの方法です。
7. イベント本番を迎える
いよいよイベント本番です。ここまでの努力が報われる瞬間でもあります。綿密に準備を整え、参加者の方々が充実した時間を過ごせるように全力を尽くしましょう。ただ、どれほどしっかりと計画しても、イベント本番に思わぬアクシデントが起こる可能性はあります。イベントが終わるまでは気を抜かず、不慮の事態にも対応できる体制を整えておくことが大切です。
8. イベント終了後に振り返りを行う
イベントが終わってほっと一息…ですが、もうひと踏ん張り。最初にお話しした通り、イベントは『目的を達成するために行うもの』です。つまり、目的を達成したのかを確認する『振り返り』が欠かせません。参加者アンケートでイベントの評価を確認したり、良かった点や改善点を探したり、PRイベントであればその後の売上推移を見守ったりと、イベントを開催した結果をしっかりと確かめるようにしましょう。
イベント企画書の書き方
イベント企画書とは、上記でご紹介したイベント企画を関係者が情報共有できるようにまとめたものです。イベントの目的やコンセプト、会場といったイベント概要がまとまっているのはもちろん、『このイベントをやりたい！』と思わせる魅力が詰まっていることが求められます。
どうしてイベント企画書が必要なの？
イベントは様々な能力を持つ人が協力しあうチームプレイです。だからこそ、『誰が見てもわかる、魅力的な資料』であるイベント企画書が欠かせません。イベント企画書を見ればイベントの成否が分かる、それぐらい重要な資料と言えるでしょう。
イベント企画書に必要な要素とは？
イベント企画書に必要な要素と言えば『6W1H（いつ・どこで・誰が・誰を・何を・どうして・どのぐらいの予算で）』です。少し掘り下げると下記のようになります。
When（いつ）・Where（どこで)・Who（誰が）・Whom（誰を）
Whenは開催日時、Whereは会場、Whoは主催者（及びイベントを担当する企画会社）、Whomはターゲット及びイベントの開催規模のことを指します。いわゆるイベント実施要項ですね。これらの情報はシンプルに一枚のシートにまとめ、すぐに確認できるようにすることが大切です。
Why（なぜ）
イベントの目的、コンセプトにあたる部分です。『何のための、どんなイベントなのか』、つまり『企画の魅力』が一目でわかることが求められ、この部分がしっかりしているかどうかで企画書の印象が大きく変わります。
How much（予算）
どんなイベントにも予算があります。企画書は夢を膨らませる資料ですが『予算範囲で何ができるか』という現実的な視点も絶対に外せません。『何に、どのぐらいかかる見込みなのか』を企画書で明らかにすることで現実的な落としどころが分かるため、スムーズに企画を進めることができるのです。
What（何を）
Whatはイベントのコンテンツ内容を指します。企画の醍醐味の部分であり、企画書制作で最も気合が入る、作るのが楽しいところですね。しかし、ここから作り始めてしまうと夢ばかり膨らみ、地に足がついていない企画になる危険もあります。他の要素をしっかり固め、バランスを考えながら作りこんでいきましょう。
イベント企画会社グローバルプロデュースの企画書を公開！
表紙はキービジュアルやコンセプトのわかるものを表現し、次ページからはオリエンシートから紐解き、今回のイベントのコンセプトを掲示したページになっています。
その次に、コンセプトを表現するキービジュアルやステージの空間のご提案と実際の図面、このイベントのプログラムに沿って、どこがキーとなるコンテンツなのかを明記し、実際にコンテンツの中身へ！
上記の流れがイベントの企画書の基本形になります。
まとめ
イベント企画書は関係者全員の情報共有のために必要不可欠な資料です。イベント実施における地図と言えるかもしれません。企画書の時点でわかりやすく魅力的なイベントは成功の可能性がグッと上がります。
ぜひ、本番が成功するイメージが湧く魅力的な企画書を作成し、イベント企画実施成功への第一歩を踏み出してくださいね！
イベント企画に関するご相談はグローバルプロデュースまで、お気軽にご連絡ください。
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