企業イベントとは？企画成功のポイントや社内イベント事例を紹介！
目次
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『企業イベント』と聞くと、どんなイベントを想像するでしょうか？ ライブやコンサート、展示即売会、スポーツの試合やファン感謝祭からアカデミー賞の授賞式まで、イベントは本当に多種多様な種類がありますが、その中でも特に企業が主催し、かつ前面に出ているイベントが『企業イベント』と呼ばれます。
この記事を読んでくださっている方には企業イベントの担当となった方、これから企業イベントを検討している方も多いのではないでしょうか。
とはいえ、企業イベントの目的や種類、開催方法といった『主催者側の視点に立った』情報はなかなか見つかりにくいものです。
そこで今回は『企業イベント』についてお話ししていきたいと思います！
企業イベントの目的
そもそも、企業イベントの目的とは何でしょうか？
もちろんイベントによって様々ではありますが、その方向は大きく『一般向けイベント』『社内イベント』で分けられます。
『一般向けイベント』の目的
一般向けイベントの場合、その多くが広告宣伝やブランディングを目的としています。スポーツの試合やライブ、コンサートなどは一見イベントそのものが商品のように思えるのですが、イベントへの参加やイベントの告知による露出からファンを増やし、楽曲の購入やファンクラブへの入会を促すという意味では広告宣伝要素が含まれています。
一般向けイベントをいかに盛り上げるかが商品の売り上げはもちろん、企業の知名度向上やブランディングにも密接に関わってくるため、各社知恵を絞って取り組んでいます。
『社内イベント』の目的
社内イベントの場合、一般向けイベントとはガラリと変わり、『社員のモチベーションアップ』『社員のスキルアップ』が大きな目的となります。例えば、期首のキックオフイベントでは達成目標や社長の考え方をインプットし、達成に必要なスキルを学びます。表彰式ではその期大きな成果を挙げた人を称えることでモチベーションを引き上げます。また、社内イベントに交流系コンテンツを盛り込むと社員同士がより深いコミュニケーションをとるようになり、仲間意識が強まるという効果も見込めます。
人間は感情の生き物です。仕事があれば自動的に全力で頑張れる…なんてことはありません。企業の成長のために社員のモチベーションを上げる施策は必須といえるでしょう。
企業イベント種類と事例
『企業イベント』と言われても、具体的にどんなイベントがあるのかピンと来ない方もいるのではないでしょうか？ここでは企業イベントの大まかな例をご紹介しましょう。
一般向けイベント
PRイベント（新商品発表会/記者発表会）
企業イベントとして広く知られているのが新商品発表会や記者発表会といったPRイベントです。真っ先に思いつくのがAppleの新商品発表会ですね。また、Jリーグのキックオフカンファレンスのようなメディアを呼んで各種の発表をするイベントや、新商品のサンプルを配る期間限定のポップアップショップなどもここに該当します。一般に公開されている企業イベントはほとんどがPRイベントと言ってもいいかもしれません。
以前はメディアや関係者のみを対象としたシンプルなものが中心でしたが、今ではオンラインで誰でも見られるケースが増えてきました。それに伴いリアル・オンライン共に見栄えのする凝った作りこみがされるようになっており、この傾向は今後ますます強まっていくと予想されます。
授賞式
もう一つ、企業イベントでポピュラーなのが授賞式です。ここでは主にアカデミー賞やレコード大賞、グッドデザイン賞のような、企業の垣根を超えた候補者から選ぶ形式のものを指します。授賞式は開催そのものが主催企業のブランディングや業界そのものの盛り上げに繋がることもあり、豪華で凝った装飾・演出がされることが多くなっています。
カンファレンス
最近開催が増えてきたのがカンファレンスです。ここでのカンファレンスとは『規模が大きめの、専門的な情報を扱う情報提供型のイベント』のこと。Adobe等、ソフト・サービス系の企業が自社のサービスの活用法を提案するケースの他、専門系の企業が専門的な情報を業界人に伝えるために開催したり、業界の知名度向上のために一般向けに開くケースなどがあります。
株主総会
上場企業の場合、株主総会も立派な企業イベントとなります。参加者は株主に限られるため完全な一般向けではありませんが、社外への情報提供の機会である点、ここで公開された情報が報道されやすいという点からも、企業としては力を入れたいイベントです。
社内向けイベント
キックオフミーティング・社員総会
キックオフミーティング、社員総会共に期首に開催されるイベントです。多くの場合は全社員が参加する社内イベントで、企業によっては数千人規模になることも。これから始まる期に向けての営業目標や会社が目指すヴィジョンを全社員に一気に伝える大切な機会であり、会社のトップによるトッププレゼンが行われることも多くなっています。
表彰式
主に期末に行われる、その期に活躍した社員を表彰する社内イベントです。企業にとっては社員のモチベーションを高めたり、成長のためのナレッジを共有したり、社内コミュニケーションを活性化したりと、様々な役割を持つ重要なイベントとなっています。その役割から、定期開催されるイベントの中でも、装飾やコンテンツ内容等、こだわったものが多くなるのも特徴です。
納会・Year end party
キックオフミーティング・社員総会と対を成す、年末・年度末に行われる全社員対象のイベントです。 上記の『表彰式』と同時開催されるケースも多くなっています。その名の通り、一年間の奮闘を称え、ねぎらうと共に来年への英気を養うことが目的のため、一年の総括をする前半と打ち上げ的な盛り上げのバランスが求められます。
周年イベント
設立50周年など、企業の節目に開催される大型イベントです。社内イベントとして開催されることも多いですが、企業が長期間存続していることそのものがブランディングに繋がるため、記念商品の販売や宣伝PVの作成など、積極的に社外への情報発信をするスタイルもあります。
周年事業として周年ロゴを制作したり、CI（Corporate Identity、いわゆる企業理念）を周知するための冊子を作ったりと、一般向け・社内向け問わず、何かしらの『形』に残す傾向があります。
社内運動会
社員同士の交流や団結心を高めるために開催されるリアルイベントのひとつです。コロナ禍により減少傾向ではありますが、身体を動かす・プレゼンやセミナーの時間がない等、他のイベントとは毛色が違うイベントとして親しまれています。また、部署や支店の垣根を超えたチームを組んだり、皆で協力して取り組むなど、チームビルディングに活かせる要素が強いのも特徴です。
企業イベントの企画を成功させる秘訣
企業イベントと言っても種類は多種多様。しかし、成功の秘訣には共通するものがいくつもあります。ここでは４つの成功ポイントをお伝えしていきます。
1.目的を明確にする
何よりも先に『今回のイベントの開催目的』を明確にしましょう。企業イベントは関わる人の数も規模も大きくなりやすいため、舵取りがとても重要になります。一番最初に開催目的を決めることで、関係者が常に『このイベントの目的とは？』『今やっていることは目的に沿っているか？』と考えることができるようになり、イベント企画がスムーズに進むようになります。
2.規模や担当、予算等の『企画前の情報の洗い出し』を徹底する
目的同様、最初に洗い出しておくべきなのが規模や担当、予算といった枠組みです。この枠組みはいわゆる判断基準となります。企画を進めていくと「あれもやりたい、これもやりたい」と欲が出たり、思い浮かんだアイデアを際限なく詰め込もうとしてしまいがち。このとき、判断基準があれば「本当に可能だろうか」「本当に必要だろうか」と冷静に振り返ることができます。規模が大きいからこそ、判断基準を設けておくことが欠かせないのです。
3.進捗等の連絡を密にする
企業イベントの特徴のひとつに『開催までの準備期間が長い』ことが挙げられます。最低でも数か月、ものによっては年単位かかることも！ さらに、企業イベントは企画会社や配信会社等々、様々な会社が協力して行います。このため、短期間・自社内完結に比べ、ちょっとした行き違いや無連絡がトラブルに繋がってしまう可能性が高いのです。常に連絡を取り合い、進捗を確認することはお互いの信頼関係を強固にする効果もありますので、こまめに連絡を取り合うようにしましょう。
4.フィードバックの機会を設ける
企業イベントを企画する際、ついつい忘れてしまいがちなのがアンケート等のフィードバック。しかし、企業イベントにおいてフィードバックは絶対に欠かせません。フィードバックは最初に決めた『目的』が達成されたかどうかを確かめる、最も確実な手段。ある意味、イベントの成否はフィードバックによって決まるともいえるでしょう。また、参加者がどう感じたかを知ることで、第三者視点からイベントのブラッシュアップが図れるようになるため、より良いイベントを開催するためのヒントにもなります。
5.イベント実施の目的に合ったコンテンツ企画を策定する
企業イベント企画はいわゆる『定番のコンテンツ』があるケースも多いのですが、『定番だから』という理由だけでコンテンツを決めてしまうとマンネリ化したり、トレンドや目的に合わないコンテンツを入れてしまったりといった事態を招くことがあります。企画の際には常に『このコンテンツは目的を達成するのに役立つか？』『別のコンテンツにすることでアップグレードできるのでは？』と考えながら選んでいくことが大切です。
成功する企業イベントの体制図とは？（無料DL）
ここまで企業イベント企画についてお伝えしてきましたが、『具体的にどんな役割があって、どう企画していけばいいのか』、いまいちピンと来ないかもしれません。
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企業イベントは関係者の数が多いため、関係者全員の情報共有をスムーズにするためのマニュアルが欠かせません。マニュアルの精度がイベントの成功のカギを握るといっても過言ではないほどです。
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企業イベントのよくある課題Q＆A
弊社はイベントプロデュース会社として、様々な企業イベントからお問い合わせをいただきます。ここからは、ご質問やお問い合わせの中でも特に多い、また重要な課題についてQ＆A形式でお答えしていきましょう。
Q.何から手を付けたらいいの？
まずは目的と規模、時期、予算等の『企画を立てる前にわかること』を洗い出してみましょう。これらの要素はイベント会社等に依頼する際に真っ先に聞かれるポイントでもあります。また、この部分が明確になるとおぼろげながらイベントの形が見えてくるため、各種の判断がしやすくなります。
Q.いつごろから取り組めばいいの？
イベント会社に依頼すると仮定した場合、規模感にもよりますが、最低でも3か月以上必要です。自社主催の場合は各種作業が増えるため、それよりもさらに時間がかかると考えたほうが良いでしょう。
また、リアル開催の場合、1000名を超える会場は１年待ちということも珍しくありませんので注意が必要です。
Q.オンライン開催をするにはどうしたらいいの？
現在はZoomやTeams等のオンライン会議ツールを使い、誰でもオンラインでイベントができるようになりました。慣れているツールを使うと、参加者側も戸惑うことなくオンラインイベントに参加できるというメリットもあります。
ただ、自社のみで主催しオンライン会議ツールを使う場合、回線が不安定になったり、思ったような画質が得られなかったりといったトラブルがつきものです。イベント当日にトラブルが発生した場合、自社内にすぐ対応できるスタッフがいないとイベントそのものの成否に関わってしまいます。特に規模が数百人、数千人を超える場合や、より高画質での配信を求める場合は配信サービス会社やイベント会社に依頼した方がより安心と言えるでしょう。
Q.企画がマンネリになってしまう
自分の頭の中から引き出しているだけでは、どうしてもアイデアの幅に限界が出てきてしまいます。イベント関係の本を読んだり、開催されているイベントに足を運んだり、類似イベントを調べたり、『アンテナを張り、情報を吸収する』ように心がけると新しいアイデアが生まれやすくなります。
また、ずっと同じメンバーで事務局を組んでいるとどうしても発想が似通ってしまうものです。定期開催するイベントは事務局メンバーの入れ替えを行ったり、イベント企画の際に必ず目的の再確認と振り返りを行ったりと、必ず新しい風が入るようにするのがオススメです。
Q.予算を決めたいけど、何に費用が掛かるの？
企業イベントの予算を決める場合、絶対に欠かせないのが下記の項目です。
・会場費
・テクニカル（音響・照明など）
・会場装飾
・撮影費
このほか、リアルイベントの場合は参加者の交通費や宿泊費、オンラインイベントの場合はCG製作費や動画編集費などもかかります。また、懇親会等を開催する場合は飲食費もかかります。
Q.感染症対策って何をすればいいの？
新型コロナウイルス感染症により、リアルイベント/オンラインイベント問わず外せなくなったのが『感染症対策』です。ソーシャルディスタンス・手指の消毒・マスク着用等、基本的な考え方はどちらも変わりませんが、リアル・オンラインは会場に集まる人数に大きな差があるため、それぞれに合った対策が必要です。
リアル開催の場合
リアル開催の場合、まず『ソーシャルディスタンスを保って会場に入れる人数が何人か』を把握するところから始まります。コロナ前の半分以下の席数になることも珍しくありません。また、懇親会の飲食提供等に関しても注意が必要となります。
会場に多くの参加者が集まる場合、導線のチェックも必要です。受付前に検温、手指の消毒コーナーを設け、漏れがないように気を付けます。また、入場時間をずらして案内するなど、待ち時間に行列を作らない対策も必要です。
オンラインイベントの場合
オンラインイベントの場合、会場に集まる人数が限られるため、リアルイベントで必要な受付導線等の手配が不要になります。しかし、動画撮影・ライブ中継であっても出場者は会場に集まりますので、会場での消毒・検温は徹底しましょう。また、厳しい会社では出場者にPCR検査を義務付けているケースもあります。
企業イベントをイベント企画会社に依頼すると…
ここまで、企業イベントについて様々な情報をお届けしてきました。
おそらくこの記事をお読みの方の多くが『企業イベントを企画会社に依頼すべきか・自社内で開催すべきか』迷っているのではないでしょうか？
これについて、正解はありません。規模やイベントの特性、予算等により答えは変わります。
ただ、一つ言えることがあるとすれば……。
イベント企画会社に依頼した場合、『その企業イベントに100％コミットするチーム』が生まれます。
企業イベントはその多くが『規模が大きく・期間が長く・企業にとって重要』なものです。しかし、重要なのはわかっていても、専門部署がない企業の場合は本業の合間に企画を行うため、イベントに完全にコミットするのが難しいのが現状ではないでしょうか。
イベント企画会社に依頼した場合、本業とは別に企業イベントが動きます。会場手配や各種事務作業等も任せることができますし、運営ノウハウがあるため、会場の導線やプログラム、配信等の心配もいりません。
こういった点からも、しっかりとしたハイクオリティのイベントを行いたい場合はイベント企画会社に依頼するのがおすすめです。
企業イベントのご相談はグローバルプロデュースへ
イベント企画会社とひとことで言っても各社、特徴や得意分野があります。ポップアップショップなどのPRイベントを得意とする会社があれば、数万人が参加する大規模イベントを得意とするところもあり、それぞれが独自のノウハウを持っているものです。
イベント会社を選ぶ際にはその会社が自社の開催したいイベントを得意としているか、どのぐらいの開催実績があるかを確認するのがオススメです。
弊社、グローバルプロデュースが得意とするのはお客様への丁寧なヒアリングから導き出すコンセプトワークとそれをもとにしたステージ演出です。
また、新型コロナが流行し始めた段階で先駆けてオンラインイベントに取り組み、オンライン・リアル・その掛け合わせであるハイブリッドのイベント開催経験を積んできました。社員数千人が参加するオンラインの社内イベント等も複数手掛けております。
「おぼろげなイメージの状態から一緒に企画に取り組んでほしい」
「リアル・オンライン問わず、より結果が出るイベントを開催したい」
「エモーショナルなイベントで社員の心を揺り動かし、奮起させたい」
そのようなご要望をお持ちの方はぜひ弊社までお問い合わせください！
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