イベント制作のポイントは？イベント制作の流れや事例を紹介！
目次
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企業活動において、イベントは欠かせない要素のひとつです。
キックオフや表彰式といった社内向けイベントからポップアップショップや展示会などの外部向けイベントまで、その種類は多種多様。イベントに参加したことがない人の方が珍しいはずです。
しかし、いざ『自分たちでやってみよう』となった際、裏側がどうなっているか、何から準備したらいいかわからないことも多いのではないでしょうか？ここでは『イベント制作』をテーマに、イベント制作の具体的な手順や気を付けるべきポイントについてお話ししていきます。
イベント企画・制作の内容や種類
『イベント』と一言で言っても、その内容は多岐に渡ります。まずは自分たちが開催したいイベントが『誰を対象にしているのか』『何が目的なのか（何を実現したいのか）』をハッキリさせ、どんな種類のイベントが適しているかを考えましょう。
イベントは大きく『社員・従業員向け』『顧客・関係者向け』『一般向け』に分かれます（複数の要素を含む場合もあります）誰をターゲットにするのかでイベントの方向性も大きく変わります。
社員・従業員向け
参加者を社員・従業員に絞ったイベントです。キックオフのように社内の意思統一・情報共有を図るものから表彰式のように活躍を讃え労うもの、運動会のようなコミュニケーション・レクリエーションイベントまで種類は様々です。定番化しているイベントも多く各社ごとのノウハウがある一方、マンネリ化に気を付ける必要があります。
顧客・関係者向け
参加者を既存顧客やパートナー企業等に絞ったイベントです。展示会やコンベンション、新商品発表会、記者会見、セミナー、交流会等が該当します。これらのイベントを通じ、いわゆる『お得意様』として関係強化に繋げることが大きな目的となります。顧客や関係者によりメリットがあるイベントにしていくことが大切です。
一般向け
一般消費者や見込み客等、上記２つに含まれない人を対象にしたイベントです。ポップアップショップや展示会等が含まれます。主にプロモーション等を目的としており、web等の活用も積極的に行われます。BtoCの企業が実施することが多いですが、参加人数が最も読みにくいイベントでもあります。
イベント制作会社の役割は？
企業がイベントを開催する際に気になるのが『イベント制作会社』の存在。
現在はイベントに求められる要素が増えているほか、使用するPVや演出、当日の運営等々、自社の業務と並行して行うには負担が大きい準備が増えています。イベントの規模にもよりますが、社内で全てを賄うのはかなり難しいといえるでしょう。その点、イベント制作会社はイベントを手掛ける専門家。目的やターゲットに合わせてハイクオリティなイベントを開催できるだけでなく、当日の運営も任せることができます（どこまで任せられるかはイベント会社によって異なります）
イベント制作会社を企画段階から入れておくことによって、イベントのクオリティアップはもちろん、確実で安心できる運営が可能になるのです。
イベント制作の流れ
ここからは具体的なイベント制作の流れについて紹介していきましょう。イベントは基本的に『企画』→『制作』→『運営』の順番で進行していきます。
イベント企画
まずはイベント制作の第一歩である『企画』を作っていきます。イベントのクオリティ、目的達成度は企画時点で決まるといえるほど重要なので、しっかりと固めていきましょう。
企画立案
企画立案において絶対欠かせない要素、それが『目的』と『ターゲット』です。イベント準備は長丁場のため、あれもこれもと盛っていくうちに思わぬ方向に逸れてしまう危険があるのですが、目的とターゲットが明確な企画を立てることにより軌道修正が可能になり、筋の通った骨太のイベントが開催できます。
なお、この段階では詳細なコンテンツ内容よりも目的やターゲット、コンセプト等、根幹となる部分を固めることに注力します。
会場計画
イベントを開催するにあたって一番最初に手配すべきもの、それが会場です。どんなイベントも会場が決まらないことには始まりません。ただし、勢いで押さえるのはNG。会場は途中変更ができないため、イベント参加予定人数と収容人数、交通の便などをしっかりと比較し検討することが大切です。
会場手配
会場候補が決まったら問い合わせをし、確定させていきます。大型会場は年単位で予約が埋まっていることも多く、最初の候補がすんなり予約できるとは限らないため、いくつか候補を挙げたうえで手配作業に入るようにしましょう。
イベント制作
企画立案、会場手配が完了したら、いよいよイベントの中身を制作していきます。
コンテンツ・プログラム作成
企画立案時に決めたターゲット、目的に合わせたコンテンツ・プログラムを作っていきます。まずブレインストーミング等によってアイデアを出せるだけ出し、目的に合ったものを選定していくという流れで作っていくとスムーズです。
ツール制作
コンテンツに合わせたツールを作っていきます。ツールにはリアルイベントで配布するノベルティの他、オンラインイベントでの配信ツールの設定や調整等も含まれます。特にオンラインイベントの場合、ツールの使いやすさがイベントの満足度に直結しますので注意が必要です。
映像制作
イベントのオープニングや表彰式の受賞者紹介映像などの制作です。オンラインイベントの開催が増え、多くの人が映像に対する目が肥えているため、映像についてはプロに任せクオリティの高いものを用意するのがオススメです。
イベント運営
イベント運営は当日だけのことに思えるかもしれませんが、事前の綿密な打ち合わせ・準備が必要な部分です。制作と同時並行ぐらいのイメージで早め早めに取り組んでいきましょう。
集客・PR
一般向けイベントはもちろん、社員向けや顧客向けでも欠かせないのが集客です。どんなイベントも人が集まらなければ始まりません。集客は早く始めれば始めるほど集まりやすいため、制作と同時スタートさせるぐらいの気持ちで取り組むようにしましょう。
受付・導線等の設定
リアルイベントにおいて、受付のスムーズさや場内の移動しやすさは満足度に大きく関わります。また、感染症対策の観点からも混雑対応は欠かせません。入場時間の調整はもちろん、受付ブースの数や受付手順、そこから会場内への誘導などの流れと必要人員をしっかり想定しておきましょう。
プログラム設計
イベントには時間制限があります。決められた時間内でスムーズに運営し、要所要所で盛り上げるために欠かせないのがプログラム設計です。コンテンツをどの順番で実施するか？ 休憩時間は？ スタッフの動きは？ ゲストの入り時間と誘導開始時間は？ 等々、様々な要素を加味しながら決めていきましょう。
イベント制作事例
様々な説明をしてきましたが、実際のイベントに落とし込むと一体どうなるのでしょうか？ここでは２つの事例をもとに解説していきましょう！
PRODUCERS 2022
リアル会場とオンライン配信を組み合わせたハイブリッド形式のカンファレンスイベントです。コロナ禍の真っ最中だったこともあり、リアル参加者をあえて50名ほどに絞り込み、大半はオンラインでの参加となりました。
混迷する世界の中でビジネスパーソンが生き残るための発想を提供したい、という目的から、コンセプトは『カオス』に決定。
このコンセプトを元にレトロ感や廃墟感を交えつつ、オシャレで勢いのあるステージ空間を設計。ステージセットはもちろん、VTRやオープニング演出、配信画面のデザイン等も細部までこだわりました。
また、ハイブリッドのイベントということで、リアル会場の運営周りに加え、本編が開始後の配信画を魅力的にするためのカメラワークを意識した進行設計を行いました。
IT TREND EXPO 2022
１週間にわたって行われた、IT製品のオンライン展示会イベントです。
多数の会社様が出展され、時間ごとに様々なセミナーやセッションが行われる形式のため、全体としての一貫性、雰囲気の統一感が求められます。そのため、ホームページの設計から空間まで一貫したデザインで展開しました。
このイベントにおける最大のポイントは『管理』です。開催期間中は様々な企業・スピーカー・ゲストが入れ代わり立ち代わり登壇し、タイムスケジュールはびっしりと埋まっています。
そのため、登壇者のそれぞれの投影資料の管理・運営面の緻密な設計と管理に徹底的にこだわりました。また、それぞれ登壇者のリハーサル段取りや控室割りといった表には見えない部分にとことん注力し、スムーズな進行をキープしました。
まとめ
イベント制作はいざやってみようと思うと意外にもやるべきことが多く、あれもこれも……と混乱しがちです。大切なのはきちんとした制作の流れに沿って企画し、作っていくこと。ぜひ、当記事の流れにそって計画してみてください。
また、大掛かりなイベントはイベント制作会社に依頼するのも一つの方法です。弊社でもイベントプロデュースを手掛けていますので、ご入用の際にはぜひご検討ください！
