ハイブリッドイベントを開催するには？イベント事例と成功のポイントを解説！
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コロナ禍を経て、すっかり定着した『ハイブリッドイベント』。今やイベントの開催形式を考えるときに真っ先に候補に上がるほど定番となりました。
オンラインとリアルのいいとこどりができるハイブリッドイベントは、グローバル化とも働き方改革ともニューノーマルとも相性が良い、まさに『今の時代に求められている』イベント形式です。
とはいえ、いざ主催側に立って考えたとき、ハイブリッドイベントは何をどう準備すればいいのか？リアルとは、オンラインのみとは何が違うのか？わからない点も出てくるのではないでしょうか？
そこで、この記事では『ハイブリッドイベント』について改めて情報整理をすると共に、実施事例や成功のポイントについてお話ししていきます！
ハイブリッドイベントとは？
あっという間に広がり、定着した『ハイブリッドイベント』。しかし、これだけだと一体何と何のハイブリッドなのか、他の形式と何が違うのかよくわかりませんよね。まずは意味や特徴、この方式が生まれた背景などについてお伝えします。
ハイブリッドイベントの意味
現在、ビジネス業界で使われている『ハイブリッドイベント』とは『リアルイベント』と『オンラインイベント』のハイブリッド、いいとこ取りをしたイベントのことを指します。例えば、リアル会場でイベントが行われ、オンライン参加者はコメントや投票等で参加・応援したり、各支社にカメラが突撃取材し、その様子を会場や他視聴者が見ながらイベントを進めていく等の形式ですね。視聴者も回答できる生放送のクイズ番組をイメージすると理解しやすいかもしれません。
リアル・オンラインの参加者割合による呼び名の差はなく、どちらの参加者が多かったとしても『一つのイベントに、リアルとオンラインの両方で参加可能』であればハイブリッドイベントとなります。
ハイブリッドイベントの特徴
ハイブリッドイベントの大きな特徴として『リアルでもオンラインでも同じイベントに参加できる』『場所に関わらず、同じイベントに参加しているという一体感が得られる』という点が挙げられます。オンライン参加者はインターネットさえあれば世界中どこからでも参加できますし、チャットツールなどを介してリアル会場の参加者に声を届けることもできます。
たとえば『オンライン参加者にしかわからないこと』『リアル参加者しかわからないこと』をあえて用意し、協力することで解決できるコンテンツを用意したり、世界中に散らばっている支社のメンバーをリアル会場のスクリーン上で集合させるなど、それぞれの場所を活かした演出も可能です。
ハイブリッドイベントが定着した背景
ハイブリッドイベントは2020年ごろから急速に広まりました。これは2020年から流行した新型コロナウイルス感染症の対策が大きく影響しています。皮肉なことではありますが、コロナ対策としてテレワークやビデオ会議ツールが一気に広がったことにより、オンラインイベントそのものの物理的・心理的な参加ハードルが下がりました。また、コロナ禍による行動制限によりリアルでのイベント開催が難しくなったという事情もあります。こういった事情を受け、ハイブリッドイベントは一気にイベント開催の主役へと躍り出たのです。
ハイブリッドイベントのメリット/デメリット
ハイブリッドイベントはリアル・オンラインそれぞれのイベントのいいとこどりができるイベント形式ですが、メリットもデメリットもあります。企画の際にはメリット・デメリット共に押さえておくことが大切です。
ハイブリッドイベントのメリット
・参加者の場所を問わず、同じイベントに同時に参加できる
・オンライン参加者には参加人数制限がない
・全員をリアル参加にした場合に比べ、宿泊費、交通費等の節約が可能
・チャットツール等を使用することにより、双方向のコミュニケーションが可能となる
・背景を３DCG等にすることにより、非日常感を味わう演出を行うことができる
ハイブリッドイベントのデメリット
・インターネット環境の整備が必須
・リアルタイム配信のため、通信障害などの配信リスクがある
・通信トラブル、操作方法など、オンライン参加者へのサポートが必要になる
・オンライン参加者のインターネット状況や視聴デバイスに影響を受ける場合がある
ハイブリッドイベントのデメリットにはインターネット環境に関係するものが多くなっています。今後、５Gやさらなる通信環境の整備によって改善されていく可能性が高いものの、『オンライン参加者がイベントに参加できるか』に関わる重要な部分ですので、しっかり対策を取ることが大切です。
ハイブリッドイベント実施のポイント
ハイブリッドイベントを開催する時に最も重要なのが『リアル参加者とオンライン参加者、どちらも楽しめること』です。ハイブリッドイベントと銘打つからには、リアル会場の様子をただ中継するような形ではNG。ハイブリッドイベントにおいて、リアル参加者とオンライン参加者はどちらも同じ『参加者』であり『主役』。参加形式それぞれの特色を活かしたイベントを企画していくことが求められます。
ハイブリッドイベントを開催する方法
では、具体的にハイブリッドイベントを企画・開催する際にはどうしたらよいのでしょうか？
ハイブリッドイベントはその名の通り『リアルイベント』＋『オンラインイベント』ですので、開催に当たってはリアル、オンライン両方の準備が必要になります。
リアル、オンライン両方における５W１H（いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのぐらいの予算で）を考え、企画を立てていくことが大切です。
When（いつ）
イベントの開催日です。ハイブリッドイベントはリアル・オンライン共に『同じ日時で開催する』ことが大前提となりますので、リアル参加者・オンライン参加者が共に参加しやすい時間帯を設定しましょう。
Where（どこで）
イベントの開催場所です。リアル参加者については『一か所に集める』『支社などにカメラを設置してつなぐ』などの方法があります。
オンラインにおいては、ZoomやTeams、YouTube Live等々、使用するプラットフォームの選定が重要です。
Who（だれが）
ハイブリッドイベントではリアル参加者とオンライン参加者の振り分けが重要ポイントになります。リアル：オンラインの割合に正解はなく、イベントによって違いますので、開催したいイベントの内容によって変えることが大切です。
What（何を）
何のイベントをするのかによって企画も目的も大きく変わります。キックオフなのか、表彰式なのか、社内コミュニケーションイベントなのか、PRなのか等々、しっかりと考えていきましょう。
Why（なぜ）
今や、ハイブリッドイベントはリアルの代替ではなく、れっきとしたイベント開催形式です。だからこそ「なぜ、ハイブリッドイベントなのか」を明確にしておくことが、イベント成功のカギとなります。
How much（予算）
予算はイベントを開催するにあたっての最重要事項の一つです。ハイブリッドイベントはリアル会場とオンラインの両方を使用しますので、予算を組むにあたっても『両方の参加者が満足する企画』にするための予算配分が欠かせません。
これらの要素を元に企画を立てていきましょう。
ハイブリッドイベントに最適な配信プラットフォーム
ハイブリッドイベントの成功のカギを握っているのが『配信プラットフォーム』です。配信プラットフォームとは『オンライン参加者がイベントに参加するための方法』と言い換えることもできます。
これについては絶対の正解はありません。というのも、最適な配信プラットフォームはイベントの規模や会社の状況によって大きく変わるからです。
ただ、一つだけ言えることがあります。それは『オンライン参加者が使い慣れているツールが向いている』ということ。
どんなに高機能であっても、使ったことのないツールはハードルが高いものです。また、当日慌ててアプリを入れたら動かなかった……というトラブルも起こりやすくなります。その点、使い慣れているツールは安心。セキュリティやオンライン参加人数等との兼ね合いもありますが、できるだけオンライン参加者が使ったことのあるツールを選ぶようにしましょう。
ハイブリッドイベントで実施する企業イベント
では、具体的にはどんな企業イベントがハイブリッド形式で行われているのでしょうか？
ハイブリッドイベントは様々なイベントに対応できるため、アイデア次第であらゆる企業イベントが開催できるといえます。具体的には、下記のようなイベントがハイブリッド形式で実施されています。
キックオフイベント・社員総会
キックオフや社員総会といった、節目節目に全社員が集まるイベントはハイブリッド形式にピッタリ。役員や社長がスタジオでリアル参加、社員はオンライン参加したり、それぞれの支社にカメラを入れて中継を繋いだり、様々な方法が考えられます。
表彰式
リアル開催のイメージが強い表彰式ですが、これもハイブリッド形式で開催が可能です。例えば、役員と表彰者のみリアルで参加し、他のメンバーはオンライン参加でお祝いのコメントをリアルタイムで送る、支社とビデオ会議ツールを繋ぐなど、オンラインならではの仕掛けを盛り込むことが可能です。
カンファレンス
ハイブリッド形式の強みを生かせるのがカンファレンスイベントです。カンファレンスイベントは情報の周知が目的の側面も多く、『会場のキャパシティを考えずに参加者を増やせる』というハイブリッドのメリットを最大限に活かすことができます。リアル会場に専門家を集め、オンライン参加者はチャット機能等を使って質疑応答を行うなど、リアルタイム開催ならではの形式で議論を深めることもできます。
周年イベント
企業にとって最高のハレの場である周年イベントもまた、ハイブリッド開催に向いています。特に社員が数千人、数万人いたり、世界中に支社があるような会社との相性が抜群。また、周年イベントの中にはプロモーション要素を入れ込んだ企画もあり、この場合は一般参加も想定するため、オンライン参加者を増やせるハイブリッドイベントの強みを活かすことができます。
開催までの流れ
ハイブリッドイベントはイベント開催形式のひとつです。そのため、開催までの流れは他のイベント形式との共通点が多くなります。
1：目的・参加者の分析・推進体制を決める
開催目的やイベント参加者の分析、イベントの企画～開催までの担当者等を決めます。この流れ自体は他のイベントと同じですが、ハイブリッドイベントならではの要素が絡んでくるのが『イベント参加者の分析』です。
ハイブリッドイベントは『リアル参加者』『オンライン参加者』に分かれます。そのため、リアル参加者の分析とオンライン参加者の分析、両方が必要です。それぞれの参加者の属性だけでなく、リアル：オンラインの割合なども企画に深く関わりますので、この点はしっかり分析するのがオススメです。
２：具体的な企画を作り、準備をする
１を元に具体的な企画を作っていきます。ハイブリッドイベントはその特性上、自社のみでの開催が難しいため、イベント企画会社等に依頼するケースが多くなります。その際もイベント会社に任せきりではなく、しっかりとした協力体制を築いておくことが重要です。
ハイブリッドイベントの事例
それでは、具体的にはどんなハイブリッドイベントが実際に開催されているのでしょうか？弊社が手掛けた事例から２つほど事例をご紹介いたします！
事例A：キックオフイベント
参加者：リアル参加 1500名（首都圏従業員）/オンライン参加 1000名
会場：東京ビックサイト
特徴：
リアル参加者とオンライン参加者が3：2、リアルの方が多いタイプのハイブリッドイベントです。『会社方針をより多くの従業員に浸透させながら、リアル・オンライン参加者が共に納得するキックオフにしたい』というクライアントの要望を受け、テーマである『加速力』を400インチ5面のスクリーンが連動するVTRで表現しました。また、会場にはクレーンカメラやLIVEカメラを合計８台設置。こうすることでオンライン参加者が目で楽しめる、常に刺激的な配信画面を作り上げました。
事例B：カンファレンスイベント
参加者：リアル参加 50名（招待者）/オンライン参加 3000名
会場：イベントホール（東京）＆オンライン
特徴：
ビジネスに精通する出演者陣で、ニューノーマル時代のビジネスの在り方、コミュニケーションについて語るトークセッション中心のカンファレンスイベントです。大きな特徴はカメラを11台導入したカメラワークへのこだわり。カンファレンスイベントの重要視点である『飽きない画面作り』をカメラワークで実現しました。また、会場空間を包み込むようにスクリーンをV字型に配置。ハイブリッドイベントの強みを活かし、オンライン視聴者のスクリーン表示やオンライン登壇者とセッション等を行いました。
ハイブリッドイベント開催！成功ポイント
ハイブリッドイベントを開催し、成功させるためにはいくつかのポイントがあります。
ポイント１：一体感
イベントの盛り上がりを左右し、参加者の満足度を引き上げるのが『一体感』です。ハイブリッドイベントの場合、リアル参加者とオンライン参加者がいますので『それぞれの場所での一体感』『場所を越えた一体感』の両方を感じさせるようなプログラムが欠かせません。特にオンライン参加はリアル参加に比べて一体感を感じにくいという特徴があるため、コメント機能やアンケート機能をフル活用し、『イベントに関わった』という具体的な実感を得られるようにすることが大切です。
ポイント２：没入感
没入感とは『飽きさせない工夫』とも言い換えられます。イベント中に冷めてしまうことほど残念なことはありません。プログラムの内容はもちろん、リアル参加であれば会場のライティングや装飾、オンライン参加であればカメラワークやCG演出などを盛り込み、視覚的に飽きないような絵作りをすることが大切です。また、リアル・オンライン問わず参加型プログラムを入れるのも効果的です。
まとめ
ハイブリッドイベントはこれからのイベントのスタンダードなると共に、これからもどんどん進化していくイベント形式です。リアルとオンラインそれぞれの強みを最大限に活かした試みをすることで、イベントの実施効果は何倍にもなります。ぜひ、ハイブリッドイベントの開催を検討してみてください！
