オンラインイベント企画会社を選ぶポイント
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オンラインイベントが定着してきた昨今、「自社でもオンラインイベントを開催したい」「今まではリアル開催のみだったがオンライン開催に切り替えたい」と考えている会社様も多いのではないでしょうか。
しかし、以前から取り組んでいたならばともかく、初のオンラインイベントですべてが手探り……イベント会社に依頼したくても、どこに頼めばいいかわからないというのが本音だと思います。
今回は『オンラインイベント企画会社を選ぶポイント』についてお話ししていきます！
オンラインイベントとリアルイベントの違いとは？
オンラインイベント企画会社の選び方をお話しする前に、まずお伝えしたいことが一つあります。それは『オンラインイベントはリアルイベントのオンライン版ではない』ということです。
日本でオンラインイベントが一気に広がり定着したのは2020年ごろ。新型コロナウイルス感染症の影響でリアルイベントの開催ができなくなったことがキッカケです。 そのため、どうしてもリアルイベントの延長線上でオンラインイベントを考えてしまいがち。
しかし、両者には明確な違いがあり、オンラインだからこそできることもかなり増えています。
オンラインイベントならではのメリットを把握しておくと企画のイメージも固まりやすく、イベント会社選定の際にも役立ちますので、まずそこを押さえておきましょう！
オンラインイベントは『参加者の居場所』を問わない
オンラインイベントとリアルイベントの違いで、真っ先に思い浮かぶのがこの点ではないでしょうか。オンラインイベントはインターネット環境さえあれば、世界のどこにいてもイベントに参加することができます。これはイベントの参加者はもちろん、ゲストについても言えます。日本で開催されるイベントに海外在住の専門家が自宅から登壇ということも可能です。
オンラインイベントは『多人数相手のコミュニケーション』が得意
オンラインイベントの特徴の中でもぜひ活用していただきたいのが『多人数相手のコミュニケーション』です。様々なツールを使うことで参加者全員のリアクションを把握できるため、アンケートを取ったり、人気投票をしたり、参加者全員でクイズ大会を行ったり、などの催しが容易にできます。また、コメント欄やチャット欄を使うと参加者が文字で意志表現ができるので、質疑応答はもちろん、全体での活発な意見交換も盛り込めます。
オンラインイベントには『参加人数上限』がない
リアルイベントと違い、オンラインイベントには『会場の人数制限』がありません。使用する回線にもよりますが、技術的には1,000人でも10,000人でも同時参加が可能となります。このため、今までは会場のキャパシティの都合で参加できなかった人も参加することができます。
オンラインイベントの開催形式には２種類ある
オンラインイベントには大きく分けて２種類の開催形式があります。
・参加日時が決まっている『ライブ配信形式』
・特定の期間内ならいつでも参加できる『オンデマンド配信形式』
ライブ配信形式は参加者の場所こそ全国津々浦々ですが、『同じ時間に同じイベントに参加している』という点はリアルと同じです。一体感を高めたい、気持ちを共有したい、盛り上げたいイベントに向いています。
オンデマンド形式は特定の期間内で参加者が見たいときにイベント動画を視聴する形式です。一体感の演出は難しいですが何度でも繰り返し見ることができるため、技術やノウハウ等を伝えるセミナー系のイベントに向いています。
『オンラインイベント企画会社を選ぶ７つの質問』をチェック
なんとなく、リアルイベントとオンラインイベントの違いのイメージができたでしょうか？ ここからはオンラインイベント企画会社を選ぶ際にチェックすべき７つの質問（ポイント）をご紹介していきます。
イベント会社といっても、得意分野や規模は様々。A社にとって最高のイベント会社が御社にも合うとは限りません。そこで役立つのがこれからご紹介する７つの質問。質問の答えをあらかじめ書き出し、それをもとに各社の情報をチェックすると、自社にピッタリのオンラインイベント企画会社が見つかりやすくなりますよ！
質問１：イベントの開催目的は何ですか？
オンラインイベント企画会社には、それぞれ得意なジャンルがあります。表彰式やキックオフ、社員総会、株主総会、新商品発表会、PRイベント……あなたが開催したいイベントの開催実績が多いところを選ぶことで、よりクオリティの高いイベントを実現しやすくなります。
質問２：イベントのターゲットは誰ですか？
イベントにはそれぞれ対象者がいます。社員全員なのか、特定の社員なのか、パートナー企業や一般が参加するのか……対象によって企画内容も流れも大きく変わります。オンラインイベント会社にも、社内イベントに強いところやPRイベントに強いところ等、特徴がありますのでチェックしておきましょう。
質問３：どんな方法で開催したいですか？
上で説明した通り、オンラインイベントの開催形式にはライブ配信、オンデマンド配信があります。イベントの内容によって合う形式が異なりますし、会社によってはシフト制等で全員一緒に参加するのが難しいケースもあるため、会社に合った方法を選択することも大切です。
質問４：どのぐらいの規模で開催しますか？
リアルイベントが参加人数を予想して会場を探すように、オンラインイベントも参加人数（規模）の予想が必要です。オンラインイベントは技術的には定員はありませんが、参加人数が増えれば増えるほど使用する回線の強度が求められます。特に、数千人、数万人単位の参加者がいるライブ配信については、大人数イベントの開催実績があるところを選ぶと安心です。
質問５：予算はどのぐらいですか？
オンラインイベントはリアルイベントに比べてリーズナブルというイメージを持っている方もいるかもしれません。その意見は正しい場合もあれば、そうでない場合もあります。また、オンラインとリアルでは費用が掛かる項目も異なります。予算によってできることは大きく変わりますので、相談前に予算をしっかり決めておきましょう。
質問６：イベント会社に『やってほしい範囲』はどこまでですか？
オンラインイベント会社と一口に言っても、イベント企画や配信、当日運営まですべて依頼できるところもあれば、配信のみ依頼できるところ、企画のみのところなど、それぞれ『できる範囲』が異なります。また、依頼側も『配信は自社のソフトを使いたい』『すべてお任せしたい』など、ニーズが異なります。オンラインイベント企画会社に『何を・どこまで』依頼したいのかをハッキリさせておけば、行き違いなどを防ぐことができます。
質問７：打ち合わせ方法は何を希望していますか？ 撮影場所の希望はありますか？
イベント会社だからといって、打ち合わせや会議がすべてオンライン完結とは限りません。また、オンラインイベントといっても、撮影スタジオ等、会場に登壇者が足を運ぶ必要は生じます。このことを考えても、イベント会社の所在地や打ち合わせの場所の確認、全国対応しているかどうかのチェックは重要。特に地方での開催を検討している場合はあらかじめ調べておきましょう。
この７つの質問と照らし合わせていくことで、自然とイベント会社の候補が絞られてくるはず。また、この７つの質問はイベント会社がクライアントに聞きたいことでもあるので、問い合わせをする際にも役に立ちます。
オンラインイベントは現在も進化中で、できることも日に日に増えています。せっかくのオンラインイベント、最適なイベント会社を選び、オンラインならではの企画にしていきませんか？
