キックオフミーティングとは？目的と規模別プログラムを成功させるコツ
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こんにちは！GP宮永です！今日は社内イベントの中でも非常に重要な位置づけにある『キックオフミーティング』についてお話しさせていただきたいと思います。
そもそもキックオフミーティングとは何か？なぜ開催する必要があるのか？といった基本的なことから、オンラインの場合、リアル開催で異なる効果的な開催方法まで、キックオフミーティングについて知りたいこと・聞きたいことをまとめました。ぜひ最後までご覧ください！
キックオフミーティングとは？
そもそも『キックオフミーティング』とは一体何のことを指すのでしょうか。
『キックオフ』という単語はもともと、サッカー等の試合開始を意味する言葉です。その意味が転じ、ビジネス用語としてのキックオフはプロジェクトの開始を、キックオフミーティングは長期プロジェクトの最初の会合や会議を指すようになりました。
さらにそこから意味が転じ、プロジェクト開始時点だけでなく、年度初めや期初などのタイミングで社員やパートナー会社含めた関係者全員で行う会合も『キックオフミーティング』と呼ぶようになったのです。
キックオフミーティングには2種類ある
実は、現在日本のビジネス界における『キックオフミーティング』には2種類の意味があります。
1：プロジェクト開始時に関係者が集まって行う小～中規模のキックオフミーティング
新しいプロジェクトを始める際、関係者全員が集まって行うミーティングです。プロジェクトの担当社員やパートナー会社などの関係者全員が集まり、プロジェクトの目的や各自の担当、スケジューリングなどの基本的な情報を共有します。
こちらの場合は『会議』としての意味合いが強くなります。また、規模は小～中規模であることがほとんどです。
2：四半期ごとや期首など、定期的に開催する大規模キックオフミーティング
以前は『キックオフミーティング』といえば上記１の意味が中心でしたが、最近では四半期や期首など、節目節目で定期的に開催される全社員対象の社内イベントも『キックオフミーティング』と呼ばれています。
こちらの場合は会議というよりも社員総会やイベントの意味合いが強くなります。また、全社員対象という点から規模が大きくなりやすいです。
どちらをイメージしているかによって内容が変わりますので、まずは『どちらのキックオフミーティングを行いたいのか』ハッキリさせるようにしましょう。
キックオフミーティングの目的は？
キックオフミーティングの目的はプロジェクト、もしくはその期における組織・チームの目的意識や、活動方針などを共有することです。
この目的は中・小規模の場合も大規模の場合も変わりません。
どんなに優秀な人材がいたとしても、目的意識や活動方針が関係者間で共有されていなければビジネスは上手くいきません。スタート時点で関係者全員が顔を合わせ、共通認識を持つのはビジネスにおける必須事項。良いスタートを切るためにも、準備中の意思疎通をスムーズにするためにもキックオフという場を作ることが重要なのです。
「大規模キックオフミーティング」は、なぜ企業にとって重要なのか？
小・中規模はともかく、大規模キックオフを開催する理由がピンと来ない方もいるかもしれません。
大規模キックオフミーティングの目的は主に3つに集約されます。
・商況や外部環境の変化などを含めた、会社の現在地を共有する
・年間、もしくは期ごとの事業目標を共有する
・今後の活動方針、優先課題などを共有する
「わざわざ社内イベントや会議をしなくても、書面などで伝えればいいのでは？」——そう考える方も、中にはいるかもしれません。
確かに、ただ情報を伝えるだけならば書面でも十分です。にもかかわらず、キックオフミーティングを行う企業が増えているのは、皆が一堂に介してビジョンの確認を行うことに大きな意味と効果があるからです。
例えば、キックオフミーティングの開催には次のような利点があります。
1）社内コミュニケーションを活性化できる
どんなに規模が大きな組織でも、日常的に仕事を共にする関係者の人数は限られますよね。社員数が増えれば増えるほど、経営陣とほとんど顔を合わせたことがない、直接話を聞いたことがない社員も多くなるでしょう。
全社員参加のキックオフミーティングは、経営者と従業員、もしくは従業員同士など、日常業務ではなかなか接点がもてない社内コミュニケーションを生み出します。
2）従業員のモチベーション向上が期待できる
多くの企業では、キックオフミーティングのプログラムの一環として社内表彰を行っています。優秀な成績を挙げた人、大きな成長を遂げた人、事業目標の達成に貢献した人。
全社員の前で大々的に表彰されることは、表彰された当人の自信につながると共に、他の従業員にとって大きな刺激にもなります。
3）会社（チーム）としての一体感を醸成できる
定期的に社内イベントを実施することの意義は、「同じ体験を全社員が共有する」ことにあります。全員が等しく、経営者のプレゼンテーションを聞く体験。表彰される社員を祝福する体験。組織として目指すことを、全員で共有する体験。
こうした「共通の体験」の積み重ねが、会社・チームとしての一体感を生み出していくことにつながります。
キックオフミーティングの現状
2021年12月現在、様々なリアルイベントは新型コロナウィルスの感染状況によって制限を受けざるを得ない状況です。ウイルスとの戦いは一進一退、企画時と開催時で感染状況が全く変わる等々、判断が難しい状態に置かれ続けています。
しかし、リアルイベントの開催が難航する一方、オンラインイベントは開催しやすい環境が整ってきました。 コロナ前はごく一部でのみ使われていたビデオ会議ツールは今やほとんどの会社で活用されており、それに合わせてネット環境の増強が行われた企業も少なくありません。
この流れを受け、キックオフミーティングも完全オンラインや、オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッド形式で開催されるケースが増えてきています。
ネット環境が整ったことにより、一時期の『開催したくてもできない』状態はほとんどなくなりました。
コロナの影響がいつまで・どこまで及ぶかはわかりませんが、現在は創意工夫により開催できる世になったといえるでしょう。
キックオフミーティングの準備・進め方
ここからは『小・中規模』と『大規模』に分けて、キックオフミーティングの準備や進め方について解説していきます。ここでの『小・中規模』とは『プロジェクト開始時に関係者を集めて行う、会議タイプ』を、『大規模』とは『定期的に開催される、社員全員が参加する社員総会的な要素のある社内イベントタイプ』を指します。
まずは小・中規模のキックオフミーティングの準備・進め方についてです。
小・中規模のキックオフミーティングの準備
小・中規模のキックオフミーティングの準備は主に『参加者の選定』 『会場（もしくは配信方法）の手配』 『プロジェクト資料の準備』に分けられます。
参加者の選定
小・中規模の場合、参加者の選定が重要です。プロジェクトに携わる社内のメンバーに加え、パートナー企業の担当者なども含まれるため、プロジェクトに誰が関わるのかをしっかり把握し、全員が参加できるようにするのが大切です。
会場（もしくは配信方法）の手配
小・中規模キックオフミーティングは会議的な側面が強くなるため、会場も全員の顔が見える会議室などの場所を手配するのがオススメです。遠方の参加者がいる場合はzoomなどのweb会議ツールを組み合わせたり、全員zoomで行う方法もあります。
プロジェクト資料の準備
キックオフミーティング時に用意しておくべき資料は次の３点です。
・今回のプロジェクトの目的
・関係者一覧とそれぞれの担当（体制図）
・スケジュール
キックオフの時点では詳細が決まっていないケースもありますが、『目的』『体制図』『スケジュール』が決まっていれば相談しながら話を始めることもできます。最低限この３要素を入れた資料を用意しておきましょう。
小・中規模のキックオフミーティングの進め方
小・中規模キックオフミーティングのポイントは『参加者全員が同じスタートラインに立てるようにすること』です。進め方もその点を意識する必要があります。
１．プロジェクトの目的・内容の確認
キックオフミーティングの肝となる部分です。プロジェクトのゴールがどこにあるのか、参加者全員が共通認識を持てるようにします。
２．役割分担・担当確認
１と同じぐらい重要なのが役割分担と担当。誰が何をするのか、それぞれの項目の責任者は誰なのかを明確にしておくことでその後の取り組みがスムーズになります。
３．自己紹介
プロジェクトの関係者の中には今まで接点がなかった人もいれば、今回はじめて組むパートナー企業もあります。自己紹介については各自に任せるのではなく、専用の時間を取るようにしましょう。
4.質疑応答
１～３で気になることがあった場合、キックオフミーティングの段階で解消しておくことが大切です。関係者全員が集まっている場で質疑応答を行うことで情報の共有が行われるため、その後の取り組みもスムーズになります。
大規模キックオフミーティングのプログラム内容
次に『年初・期初に行われる社内イベント』としてのキックオフミーティングのプログラム例と、企画の際のポイントをご紹介しましょう。大規模キックオフミーティングはイベントとしての側面が強くなるため、小・中規模とは異なるプログラム構成になります。特に、下記のような要素を盛り込んだプログラムにするのがオススメです。
1）商況報告（情報の共有）
売上・利益や事業の成長度、目標達成度など、会社の商況をわかりやすくまとめて発表。社内状況と合わせて、外部環境の変化も共有されます。会社の状況を、全社員の共通認識とするために実施されるプログラムです。
企画のポイント
商況報告は、ともすると従業員にとって退屈な時間になってしまいがち。経営者がただ壇上に立って話をするだけではなく、経営陣を交えたパネルディスカッションをする、双方向性のあるコンテンツを用意するなど、工夫が必要です。
2）経営者のプレゼンテーション
経営者の言葉は、組織にとって羅針盤のようなもの。企業として何を目指すのか、どんな優先課題に取り組んでいくかなど、経営者が考えていることを共有します。
企画のポイント
会社としてのビジョンやミッションを、従業員にいかに理解してもらうかが重要なポイントです。プレゼンテーションの内容はもちろん、伝え方や話し方も十分に吟味したいところ。
3）従業員の表彰式
経営陣からの一方的な発信だけではなく、優秀な成績をおさめた従業員にスポットライトを当てる機会をつくります。表彰基準、人数などは企業によって異なります。
企画のポイント
表彰式で見込める効果は主に2つあります。1つは、受賞者はもちろんのこと、他の社員にも「次は、自分もあのステージに立ちたい」と感じてもらい、モチベーションアップにつなげること。もう1つは、達成した売上目標など数字以外の部分で、受賞者のもつナレッジ（どんなことをがんばったのか、成果を出すためにどんな工夫をしたのか、など）を全員と共有すること。この2点を念頭において、演出方法を考えるとよいでしょう。
4）懇親会
上記のプログラム後に、懇親会を行う企業も多いです。特に全国に営業所・オフィスがある企業の場合、滅多に会えない従業員同士が交流できる貴重な機会となります。
企画のポイント
司会に著名人（芸能人／お笑い芸人／有名DJ等）をアサインする、アーティストを招いてスペシャルLIVEを行うなど、エンターテイメント要素を盛り込んで場の一体感を高め、帰属意識の向上をはかるケースもあります。
5）その他
もちろん、上記4つのプログラム以外にもできることはたくさんあります。例えば、テーマを設けて従業員が参加するプレゼン大会を定期的に行う企業、他国から訪れるゲストを開催国の従業員が趣向をこらしてもてなす外資系企業など、目的やコンセプトに応じた企画が用意されています。
大規模なキックオフミーティングの会場選定のコツ
キックオフミーティングの大まかなプログラムと要素の次は、『規模による会場の違い、会場選定のコツ』についてお話ししましょう。まずは500名以上の参加が見込まれるリアル開催についてです。
500名以上の参加が見込まれるキックオフミーティングを開催する場合、会場選定が非常に重要です。会場選定の都合上、企画そのものもかなり早い時期から動くことになります。多くの場合、プログラムの内容が決まる前、キックオフミーティングの開催が決定した時点で予約を行います。場所によっては1～2年前から予約が必要なこともあります。キックオフミーティングは参加人数の予測ができる分、年単位で早く動くことが欠かせないのです。
重要なのは『収容人数』だけではない
数百人、数千人が一箇所に集まるとなると、そもそも選べる会場が限られます。また、企業のキックオフミーティングでは、遠方の従業員の宿泊場所や懇親会会場も兼ねて、ホテルの大宴会場が使われることがほとんどです。
ただし各ホテル、ステージ設営や装飾がどこまで許容されるかなど、施設の状況がそれぞれ違うので注意したいところ。 『収容人数を満たしていればOK』とはいきません。
例えば懇親会一つを開催するのにも、以下のような選択肢・確認事項があります。
● 途中で会場転換をするのか、それとも2つの異なる会場を抑えるのか
● ホワイエには、参加人数を収容するのに十分なキャパがあるのか
● シアター形式でやるのか、スクール形式でやるのか
● 懇親会の飲食はブッフェスタイルでやるのか、円卓でやるのか etc.
どんなプログラムを実施したいのかによって確認事項が変わってくるため、宴会場を決定する前に、イベント会社に意見を聞いたり、一度レイアウトを作ってもらうことをおすすめします。
ホテルの宴会場を押さえる時に確認するポイント
ちなみに、ホテルの宴会場を押さえるときは次のようなポイントを意識すると、詳細企画を詰める際に『やりたいことが会場都合で難しい』事態を防ぎやすくなります。
● 天井高はどのくらい？ （設置できるスクリーンサイズに関わります）
● 平米数はどのくらい？（ステージやオペ卓を設置する必要があるため、ホテルの公式サイトなどに記載されている収容人数より少なくなります）
● 搬入のしやすさは？（搬入EVが小さい、会場から遠い場合は、搬入人員の増員が必要になるケースも）
● 何時から設営可能か？（忘れがちですが一番重要。どんなステージが作れるかに大きく関わります）
● 他宴会場の押さえ状況は？（他の団体も別会場でイベントを開催している場合、受付時間の重なり具合によってホワイエを使える自由度が変わってきます）
● 控室の空き状況は？（事務局、役員、MC役、ゲストの人数によって複数必要な場合もあります
とはいえ、会場予約段階（１～２年前）ではまだ企画の詳細が詰められていないケースがほとんどです。その場合、今までのイベントの内容等から大まかに必要な要素を割り出し、それをもとに決めていくのがオススメです。
中規模・小規模でのキックオフミーティングの会場選定のコツ
大規模会場を使用してのリアル開催についてお話ししてきましたが、キックオフミーティングは大規模開催のみではありません。500名以下の中規模、小規模の会社であってもキックオフミーティングの重要性は全く変わりませんし、事業の拡大のためにも積極的に開催していく必要があると言えます。
中規模・小規模開催の場合、大規模開催に比べて会場選定のハードルがかなり下がります。
まず、会場の選択肢が圧倒的に増えます。ホテルの宴会場はもちろん、貸会議室も候補に挙がりますし、ユニークベニューを借りて開催するという方法もあるでしょう。規模と費用はある程度比例するため、中・小規模の方がコストを抑えた開催ができるという利点もあります。
また、大規模会場に比べて予約開始タイミングが遅いため、ある程度企画を練ってから会場予約ができるのもポイントです。
会場選定の際に気を付けるべきポイントは大規模会場とほぼ同じですが、『会場候補が多い』という点において中規模・小規模開催の方が開催しやすいといえるかもしれません。
キックオフミーティングは、オンラインでも開催可能か？
もうひとつ、これからのキックオフミーティングに欠かせないのが『オンライン開催』です。昨今の配信やCG加工の技術進化はすさまじいものがあります。また、コロナ禍によってオンラインイベントが身近になったことから、今後のイベントはオンラインとリアルを掛け合わせたハイブリッドスタイルが主流になっていくと予想されています。
もちろん、キックオフミーティングも例外ではありません。特に全国に支社がある会社の場合、費用の面でも参加しやすさの面でもメリットが多く、オンライン開催を検討する価値は大いにあるといえるでしょう。
キックオフミーティングをオンライン開催する場合、参加者が数百名を超える規模になることが多いこと、参加者の参加方法や回線環境がバラバラであることを考えると、イベント会社や配信会社の協力のもと開催するのが安心といえます。
オンライン開催にあたっての注意点や、より効果を上げるための施策等は下記の記事をぜひご参照ください。
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新型コロナウィルスによって、社会状況やビジネスの手法は大きく変化しつつあります。今後、キックオフミーティングをはじめ、イベントそのものの在り方や開催方法も、リアルな場所とオンライン、双方の利点を活かした形へと進化していくでしょう。
どちらにしてもキックオフミーティングは、小さなプロジェクトチームだけではなく、数百名以上の従業員を抱える企業にとっても重要な意味をもつイベントです。まだ実施したことがない企業の方は、定期開催していくことをおすすめします。
それぞれの企業の主目的、達成したいゴールによって最適なプログラムや演出方法は変わってきます。「何のために開催するか」をクリアにしたうえで、自社にとってベストなキックオフミーティングを模索してみてください。
