オンライン社員総会を開催！事例と成功させるポイントを紹介！
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『社内イベントのオンライン化』の流れが加速しています。当初はリアルイベント開催の代替のようなイメージもあったオンラインイベントですが、今ではすっかりイベント開催の主流になりました。特に、社員総会やキックオフ等の『社員全員に絶対に参加してほしい』イベントのオンライン化はメリットも多いため、舵を切った会社も数多くあります。
とはいえ、実際にオンライン社員総会をやろうとすると、配信方法やプログラムの作り方、オンラインならではの仕掛けなど、わからないことも多いのではないでしょうか？
この記事では『オンライン社員総会』について、その特徴や課題、事例や制作の流れ、成功のポイントなどについてお話ししていきます！
オンライン社員総会とは
オンライン社員総会とは、その名の通り『オンラインで開催する社員総会』です。
社員総会という言葉はもともとは別の意味を持つ言葉でしたが、今では『定期的に開催される、全社員が集まる社内イベント』という意味で使われているケースが多くなっています（本記事でもこの意味を採用しています）。開催時期による明確な呼び分けなどはなく、キックオフと同じ意味で使われるケースもあれば、期首はキックオフ、期末は社員総会のように使い分けている場合もあります。そのため、自社が『社員総会』をどのような意味で使っている（使いたい）のかを確認しておくことも大切です。
オンライン社員総会はここ数年で一気に広まったため、いまひとつ具体的なイメージがわかない方もいるかと思います。まずはオンライン社員総会の基本的な部分をおさらいしていきましょう！
社員総会をオンラインで開催する背景
社員総会がオンラインで開催されるようになったキッカケは感染対策のためにテレワークや在宅勤務が推奨され、ビデオ会議ツールが一気に発展しただけでなく、会社、自宅、カフェetc、あらゆる場所でのインターネット回線の拡充が図られました。好む好まざるにかかわらず、ビデオ会議ツールの使用とそれに耐えるインターネット回線の準備は必要不可欠を超えて常識となったのです。その結果、全世界的にオンラインでのイベント参加が可能な環境が整いました。
オンライン社員総会のメリット
オンライン社員総会にはリアルとは少々異なる、いくつかの特徴・メリットがあります。
資料が見やすい
リアル会場の場合、座る位置によってはスクリーンが遠かったり柱があったりして資料が見辛いケースがあります。しかし、オンライン社員総会は画面上に資料を大写しできるため、非常に見やすくなります。会社の経営方針やトッププレゼン、新企画など重要資料が開示されることも多い社員総会において『資料が見やすい』のは大きなメリットと言えるでしょう。
アーカイブで見直すことができる
企業の方針にもよりますが、オンライン社員総会はアーカイブ（録画）が保存されていることが多く、何度も見直すことができます。社員総会では何度も確認したいような重要事項の発表やトッププレゼンがありますから、『見直すことができる』のは強みです。
場所を問わず参加できる
オンライン社員総会はインターネット環境が整っている場所であれば、世界中のどこからでも参加できます。テレワークはもちろん、育休中の社員などにも門戸を開け、参加のハードルがグッと下がるのです。社員総会は全社員を対象に行われるイベントですから、場所関係なく参加できるのは参加率を上げるうえでとても重要なポイントと言えるでしょう。
オンライン社員総会の課題
オンライン社員総会は今の時代に向いている開催方式の一方、課題もあります。例えば、テレワークや自宅勤務の実施歴がない会社の場合、社員の自宅にインターネット環境やオンライン社員総会の視聴に向いたデバイス（パソコンやiPad、タブレット等）がなく、そもそも参加できないというケースがあります。また、配信が失敗するとそもそもイベントが成り立ちませんので、会社側もしっかりと配信の準備を整えておく必要があります。
オンライン社員総会実施時のポイント
オンライン社員総会は『オンライン』ということもあり、配信関係のチェックが最重要事項になります。具体的な配信ツール等については後述しますが、まずは下記の点を押さえておくことが大切です。
参加者が『何を使って参加するか』に合わせた企画
オンライン社員総会の特徴は『参加者によって見る方法が違うこと』です。パソコンを使って見る人もいれば、iPadなどのタブレットを使う人、スマホを使う人もいるかもしれません。結果、人によって『見ている画面のサイズが変わる』ため、資料の文字サイズを一番多い参加方法に合わせる、資料を後でダウンロードできるようにしておくなどの工夫が必要です。
参加者が一体感を得られるようなコンテンツ
社員総会に限らず、オンラインイベントは参加方法が『画面越しに視聴する』形態になるため、ただ配信するだけでは一体感が得にくいという特徴があります。これを解決するのが視聴者参加型のコンテンツ。コメント機能やアンケート機能など、オンライン上でリアルタイムに反応を返すツールを使い、参加者が『自分は動画を見ているのではない、イベントに参加しているのだ』と感じられるような工夫をすることで、受け身になりすぎないイベントができます。
オンライン社員総会を開催する方法
それでは、ここからは具体的なオンライン社員総会の開催方法をお伝えしていきましょう！
コンテンツの内容は企業によって異なりますが、おおむね下記のような情報を集めることでオンライン社員総会が開催可能になります。
参加者の人数、視聴方法（デバイス）などの情報を集める
オンライン社員総会において『視聴環境を把握し、整える』ことが何よりも重要です。そのため、まずはオンラインでの参加者数と視聴方法（デバイス）を調べます。100人がパソコンで視聴するのと、1000人がスマホでするのとでは必要な回線の強さやプログラムの内容、演出が全く変わりますので「たぶんパソコンで見るだろう」のように決めつけず、正確なデータを集めるようにしましょう。
配信環境を整える方法を決める
人数や視聴デバイスの情報が揃ったら、配信方法について考えます。配信方法とは配信ツールだけでなく、使用するインターネット回線の強さや安定性なども含みます。オンライン社員総会は全社員が同時に動画（配信）を見るため、インターネット回線にかなりの負担がかかり、いつも通りの回線では切れてしまう可能性すらあります。社員数（同時に見る人数）にもよりますが、詳しい人が社内にいない場合は配信について配信会社やイベント企画会社の意見・協力を得ることも大切です。
以上の２点をしっかり固めたら、いざ企画のスタートです。具体的な企画の流れについては後ほど改めて取り上げます。
オンライン社員総会で使用する配信ツール
「オンライン社員総会に向いている配信ツールは何ですか？」と思う方もいるかもしれません。ZoomやTeamsといったビデオ会議ツールからYoutube liveのようなプラットフォームまで、配信に使用できるツールは多種多様ですから、迷ってしまいますよね。
実は、これは会社によって答えが変わります。イベント企画会社としては『御社が普段から使っている配信ツールが向いている可能性が高いです』という回答になります。普段から使っているツールはエラーが起こる可能性が低く、使い慣れているため参加者がスムーズに参加できるという大きなメリットがあります。ただ、配信ツールによっては人数制限があり、大企業だと全員が一気に接続することができないケースもありますので注意が必要です。
ハイブリッドイベントで実施するオンライン社員総会
オンライン社員総会には、完全オンライン形式とリアル開催＋オンライン開催のハイブリッド形式の２種類があります。例えば、社長や役員のみをリアル会場に集め、社員はオンラインで参加する、イベント開催地から一定の距離にある支社のみリアル参加にする、国内はリアル参加で海外はオンライン参加にするなど、企業のスタンスや社員総会のテーマによって変えることができます。
オンライン社員総会開催までの流れ
次に、具体的なオンライン社員総会開催までの流れを確認しましょう！
開催方法の確定
『オンライン社員総会』といっても様々な形式があります。現在主流となっているのはリアルとオンラインを掛け合わせたハイブリッド式ですが、これは『誰をリアル会場に呼ぶか』で企画内容が大幅に変わりますし、リアル会場を設けるのではなく各支社を中継カメラで繋ぐ等のスタイルも考えられます。また、社員総会は会社の経営に関わる重大事項を取り扱うため、あらかじめ作成した動画を何度も見られるよう、あえて完全オンライン式にする方法もあります。次の『テーマ・コンセプトの確定』とも関わる部分ですので、社員総会で実現したい内容に合わせた開催方法を選びましょう。
テーマ・コンセプトの確定
開催方法の確定とほぼ同時並行で進めるのが『テーマ・コンセプトの確定』です。これは具体的な企画をする『前』に、イベントに一貫性を持たせたり、目的を見失わないようにするために非常に大切な部分。ここがバシッと決まればその後の企画などもスムーズに進みますので、妥協せずしっかり練り込むのがおすすめです。
企画・作成
テーマ・コンセプトと開催方法が決まったら、いよいよ企画を立て、実現に向けて準備していきます。オンライン社員総会の場合、自社内だけで開催する他、イベント会社や配信会社に依頼することも多くなりますので、綿密な打ち合わせをして企画を立てていきましょう！
また、オンライン社員総会の場合、『リハーサル』が非常に重要となります。回線環境のチェック等、リアル開催に比べて確認する点が多くなるため、しっかり時間をかけて行うのがオススメです。
当日（配信）
リアル社員総会とオンライン社員総会の最大の違いは『配信の有無』。会場内に集まっているリアル社員総会と違い、オンライン社員総会では回線が遅くなったり接続に失敗すると『そもそも参加できなくなってしまう』という弱点があります。通常よりも多くの方が一気にオンライン上に集まるため、回線に負担がかかることも多く、予期せぬエラーが起きる可能性もありますので、配信会社やイベント会社に配信周りを依頼しておくと安心です。
オンライン社員総会の事例
弊社が実際に手掛けたオンライン社員総会の事例をご紹介します！
人材派遣会社A社（オンライン社員総会）
全社員2,500名とリアル会場をビデオ会議ツールで繋いだハイブリッドイベント。『全員が繋がる社員総会』をテーマに、ステージ背面のスクリーンに全社員を表示し、一体感を演出。プログラムはVTRとライブを組み合わせて臨場感とクオリティを両立させ、コメントツール等を使うことでオンラインならではの双方向コミュニケーションを実現しました。
人材会社B社（ハイブリッド形式）
３面LEDのスタジオを使用したハイブリッドイベント。３面LEDならではのハイクオリティな映像表現をフル活用するだけでなく、クレーンカメラを使ったカメラワークでも変化を持たせることで常に刺激的な画面作りを行いました。また、zoomのギャラリービュー機能を使用することで参加者の参加意識を高めました。
オンライン社員総会開催！成功のポイント
オンライン社員総会は『社員がどこにいたとしても、インターネットがあれば参加できる』のが大きな強みです。この点を踏まえて企画することで成功の可能性がグッと上がります。
社員が参加しやすい開催形式にする
オンライン社員総会にはリアルタイムで参加する方式と、一定期間いつでも参加（視聴）できる方式があります。例えば、社員の勤務時間が全員同じ会社ならばハイブリッド式やリアルタイム中継が向いていますし、フレックス制や日勤・夜勤がある会社であれば一定期間いつでも視聴可能にするほうが向いています。
社員総会はそもそも全社員が参加するのが大前提ですので『どういう方法ならば無理なく全員参加できるか』を考えて開催形式を考えるのが成功の秘訣です！
参加者の視聴デバイスに合わせたプログラム・資料にする
社員総会は会社経営において重要な情報を周知する大切な機会です。だからこそ、参加者全員が分かりやすい資料やプログラムを用意することが欠かせません。リアルの場合は全員で同じ画面を見るためそこまで問題にならないのですが、オンラインの場合はスマホで見る人・タブレットで見る人・パソコンで見る人等々、画面の大きさが人それぞれ異なります。また、コメントツール等にもパソコンでしか使えないもの、アプリしかないもの等がありますから注意が必要です。
こういった『参加者の環境が多種多様』という点を加味したうえで資料やプログラムを作ることが、参加者の満足感や伝えたいメッセージの深い理解に繋がっていくのです。
まとめ
オンライン社員総会はすでに導入している企業も多く、その数は今後も増え続けていくことでしょう。場所や時間の制限を取り払うことができるオンライン社員総会は『社員全員に伝えたい』という企業の目的に合致したイベント形式です。ぜひ、今後はオンライン社員総会を検討してみてください！
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