リアルイベントの開催メリット・デメリット、成功事例を紹介

リアルイベントとは、参加者が実際に会場に集まり、時間と体験を共有するイベントの総称です。オンラインのみで完結するオンラインイベント、オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッド等と比べ、没入感や臨場感が高く、一体感を醸成しやすいのが大きな特徴。その反面、成功させるためには移動や会場手配、開催時間などに気を配る必要があります。今回はそんなリアルイベントについて基本的なことから実際の開催事例まで幅広くお伝えします！

リアルイベントとは

リアルイベントとは『実際に会場に集まって行うイベント』の総称です。表彰式や運動会といった社内イベントから、ポップアップショップや展示即売会などのBtoCイベントまで、様々な種類があります。以前はイベントといえばリアルイベントといえるほどイベントの主流を占めていましたが、ここ数年でオンラインを活用したイベントが増えてきたことにより、リアルイベントならではのメリットや効果が改めて注目されるようになっています。

リアルイベント開催のメリット

リアルイベントはオンラインイベント、ハイブリッドイベントと比べて『体験』の面で強みを持つイベント開催形式です。ここではリアルイベント開催のメリットをご紹介しましょう。

１．臨場感、没入感、一体感が強く、盛り上がりやすい

リアルイベントは『実際に会場に人が集まる』『五感をフルに使ってイベントを味わう』のが大きな特徴です。オンラインイベントの場合、使用するのは視覚と聴覚のみですが、リアルイベントはここに触覚、嗅覚が加わりますし、場合によっては味覚も刺激することができます。この結果、臨場感や没入感を得やすくなっています。また、同じイベントに参加する仲間が周りにいて、一緒に盛り上がることによる一体感も強くなります。画面越しではなく、全身でイベント味わうことができるのが大きなメリットと言えるでしょう。

２．商品やコンテンツを実際に体験することができる

リアルイベントは『商品を実際に触って確かめる』ことができるため、商品販売系のイベントで絶大な効果を発揮します。化粧品を塗ってみたり、食品を試食してみたり、機械を操作してみたり、服やアクセサリーを試着してみたり……。商品説明ではわからない・伝わりにくい部分を『体験』することができるため、使用時のイメージがつきやすく、訴求力が高まるのです。

３．五感を刺激するため、参加者の記憶に残りやすい

人間の記憶と五感は深く結びついており、五感が刺激される、活性化する情報ほど記憶に残りやすいといわれています。その点、視覚・聴覚特化のオンラインに比べて刺激できる五感が多いリアルイベントは記憶に残りやすいと言えるでしょう。また、人間は労力を費やしたものほど覚えている傾向があります。リアルイベントはお金と時間をかけて会場に足を運ぶため、その点でも記憶に残りやすいのです。また、ノベルティやパンフレットなど、思い出すキッカケとなる『もの』が手元に残るのも大きなポイントと言えるでしょう。

リアルイベント開催のデメリット

１．場所や時間の制限を受けやすい

リアルイベントは会場に人を集めて開催するため、『場所や開催時間が固定される』という特徴があります。開催日に予定があったり、開催地まで遠かったりすると「そもそも行けない、参加できない」事態が発生しやすいのです。また、そういった『参加できない理由』がある場合、リアルイベントの範囲では解決が難しいのが弱点と言えるでしょう。

２．主催・参加者共に費用が掛かりやすい

イベントを開催するには必ず費用が掛かるものですが、リアルイベントの場合『会場費』が費用の中で非常に大きなウェイトを占めるという特徴があります。利便性が高く、広い会場ほど会場費が高くなるため、実施したいイベントの規模と費用の間で悩むこともあるでしょう。また、リアルイベントの場合、参加者も会場に足を運ぶための交通費がかかるのも特徴です。

３．参加人数に限界がある

リアルイベントの最大参加人数は会場のキャパシティによって決まり、変えることができません。オンラインであれば一日に数十万、数百万が参加するイベントも珍しくありませんが、リアルでは数万人が限度。また、参加人数が増えれば増えるほど使用する会場やスタッフなどにかかる費用も増えていきます。『最大参加人数がイベント企画時点で確定する』のは、イベント内容によってはデメリットと感じる場合もあるでしょう。

リアルイベントを盛り上げる企画・演出アイデア

リアルイベントを盛り上げるには、人間の五感を強く揺さぶるコンテンツや演出が欠かせません。画面だけでは得られない刺激を全身で感じる、リアルイベントならではのアイデアをご紹介しましょう！

ビクトリーゲート

リアルイベントの特徴のひとつが『メイン会場外にも見どころを用意できる』という点。表彰式であれば受賞者紹介を、周年イベントであればこれまでの企業の歩みを展示したゲートを用意することで、イベント開始前に期待感を高めたり、展示を見た参加者の交流のキッカケを作ることができます。

レーザー照明

目もくらむようなまばゆい光が会場を切り裂く、ダイナミックな演出です。参加者の前から後ろまで、まっすぐな光が会場を突き抜けるため、リアルならではの強いインパクトがあります。

和太鼓

和太鼓と言えば『音』と『空気が震える衝撃』。和太鼓の合奏は音だけでなく、空気の震えを全身で感じることができます。太鼓にはお祭りやお祝いのめでたいイメージがあるため、参加者を盛り上げるのにもピッタリ。また、太鼓は日本文化の一つでもありますので、海外の参加者が多いイベントでも喜ばれる企画です。

バルーンドロップ

天井から大量のバルーンを降らせる演出です。降ってきた風船を触れる・掴めるのはリアルイベントならではですし、お土産として持ち帰ることもできます。また、『視界全体が風船で埋まる』という特別な景色もポイントです。表彰式のエンディングなど、盛大に祝いたいタイミングで使うのがオススメです。

本物の炎・霧・噴水を使った特殊効果演出

炎や霧、水を使った演出はまさにリアルイベントならではです。使用できる会場は限られますが、視覚と触覚を揺さぶる体験は参加者の心に残ることうけあい。特に屋外を使用したイベントにピッタリです。

リアルイベント開催の成功事例

リアルイベントについていろいろとお伝えしてきましたが、ここからは具体的な事例、特に社内イベント系の事例をご紹介しましょう！

事例１：アパレル会社・優秀店舗表彰式

会場：横浜アンフィシアター
人数：2,000人
円形の会場を活かし、立体的な演出にこだわったリアルイベントです。表彰者は『光に包まれる』というリアルイベントならではの特別感を味わうことができるのが大きな特徴。

事例２：大手IT会社・社内運動会

会場：東京ドーム
人数：5,000人
運動会は『リアル』の醍醐味を味わえるイベントのひとつ。このイベントでは社員の家族も参加可能にし、屋台などのフェスティバルコンテンツも盛り込むことで参加者全員が楽しめるイベントに。また、競技も全員参加競技やリレーなど、定番かつ盛り上がる演目を揃えました。

事例３：化粧品メーカー・周年イベント

会場：東京ドームシティホール
人数：2,000名
リアルイベントならではの演出にこだわったイベントです。ステージ上でモチベーターの煽りによって会場のボルテージを上げ、そのままイベントに突入。また、参加者全員にスマホの明かりをつけていただき、会場を暗転させて2,000個のスマホの明かりで会場を満たすという演出を施し、一体感を醸成しました。

リアルイベントはオンラインとのハイブリッドが主流に

通信環境等の整備に伴い、最近はリアルとオンラインとの同時開催、つまりハイブリッド開催が主流となっています。特に社内イベントではコストや支社の位置等の都合から、会場付近の人や幹部のみがリアルイベントに参加し、遠方の人はオンライン参加するといった住み分けをしているケースも増えてきました。『その日、その時間に会場に行くことができない』というリアルイベント参加におけるハードルを下げることもできるため、今後もリアル・オンラインの同時開催が定着していくものと考えられます。

まとめ：リアルイベントの企画・制作・プロデュースのご相談はGPへ！

リアルイベントは参加者の心を揺り動かし記憶に刻む、エモーショナルなイベントを開催するのにぴったりの開催形式です。これを大成功させるためには会場選定からプログラムなどの企画、舞台設営などの制作まで、リアルならではの知見が不可欠。グローバルプロデュースでは国内外、リアル・オンライン問わず年間約200本以上のイベントのプロデュースを手掛け、独自のノウハウを蓄積し続けています。ご相談は無料となりますので、リアルイベントを検討の際はぜひご相談ください！