イベントプロデュースの予算って、どうやって決めるの？

こんにちは！バレンタインは友人のバーで女子会を堪能してきた染宮です。
自分で食べると思うとしり込みするような高級チョコ、みんなで食べれば怖くない！
……え、あげる人はいないのか、ですか？　それはまた別のお話です（笑）
 
さて、本日のテーマは『聞きたいけれど聞けないイベント事情』のひとつ、『予算組み』！
イベントの際、どのような予算組みをすればいいのかの情報は、なかなか表に出てきません。
いざイベント担当になって「そもそも、何にどのぐらい予算がかかるものなの？」「どこが削れてどこが削れないの？」と頭を抱えてしまうことも多いのではないでしょうか。
 
そこで、今回は一例として、グローバルプロデュースが手掛けるイベントではどんな予算組みをしているか、その内訳を特別にお伝えいたします！
なお、これはあくまで弊社の例であり、他のイベント会社様も同じとは限りませんので、その点はご了承ください。

発表！イベント経費ランキングＴＯＰ５！

イベント予算で一番気になるのが『一体、どこに一番お金がかかるのか』ですよね。
まずは、ランキング形式でイベント経費の内訳をご紹介しましょう！

イベント経費ランキング

第１位　会場費（飲食費）

イベント経費、堂々の第１位はやはり『会場費』。
イベントを行う際、絶対に削れない費用であり、経費全体に占める割合もかなり大きいです。会場費からイベント経費の目星を付ける方も多いのではないでしょうか？
イベント会場には東京ドームから小さなイベント会場まで、場所も東京から地方、海外まで様々。収容人数からロケーションまで、『どこの会場を使うか』がイベントの肝であることは言うまでもありません。
また、この場合の『会場費』にはパーティーの飲食費も含みますし、海外など宿泊必須の場合の宿泊費も含みます。数百人規模の海外イベントとなれば、その費用たるや……。
ただ、会場費はあくまで場所代。からっぽの会場を借りる費用であり、いわゆる『スタートライン』なのです。
 
第２位/第３位　映像関係費/美術関係費

この２つは「どちらを優先するか」で割合が変わるので同率２位にしました。
『映像関係費』とは、その名の通り、イベントで使う映像に関わる費用です。
これには巨大スクリーンやプロジェクターのレンタル費、イベントのオープニング映像制作費、表彰式などで受賞者紹介をする映像の製作費なども含まれます。
今や、イベントに映像は不可欠。さらに、プロジェクションマッピングや600インチＬＥＤなど、日々進化し続けている部分でもあります。
一応、会場に備え付けてある設備を使い、費用を少し抑えることも可能ですが、そうなるとどうしても演出のクオリティ、インパクトが弱くなってしまいます。
イベントは多くの関係者の思いが結実するもの。ここに力を入れることで、参加者の視線をくぎ付けにし、イベント中の気持ちを盛り上げることができるのです。
 
『美術関係費』は会場装飾にかかる費用です。具体的にはオブジェや展示パネル、ステージ装飾、ディスプレイ、レッドカーペットなどですね。
イベントでは会場に足を踏み入れた瞬間の景色、つまり第一印象の世界観がモノを言います。会場全体がどうデザインされているかでイベントの満足度が大きく変わるのです。
特に、商品発表会や物販を中心としたイベントでは力を入れたいポイントです。

第４位　製作費

いわゆる『ノベルティ』の製作費のことです。どのようなアイテムを作るかはイベントによってピンキリですが、ロゴを入れたりオリジナルデザインで作ったりしますので、その費用も含まれます。特にインバウンド系のイベントでは、オリジナルの扇子やちょうちんなど、和の心を感じさせるアイテムを作ることが多いですね。

第５位　人件費

イベントの予算、実際どういう風に組んでいくの？

イベントの予算を組む際に大切なのは『このイベントは、何のために開催するのか』というコンセプトです。目指そうと思えばどこまでもハイクオリティを目指せますが、最新設備を使えばいい、派手ならいいということではありません。イベントは多くの人が実際に集い、顔を合わせて交流する場。ホスピタリティもおろそかにはできません。
また逆に、予算がないからと費用をとことん削ればよいかというと、それもまた違います。
イベントはあくまでも『参加者が喜ぶ』『クライアントの目的を達成する』ために行うものです。グローバルプロデュースでは常に『このイベントの効果を最大化するために最適な設備は何か？場所は？装飾は？』と考え、その軸がブレないように気を付けながら予算を組んでいきます。
イベントの本質をとらえ、実施効果の最大化を突き詰め、試行錯誤、工夫を積み重ねていく。予算組みの段階から、我々の挑戦は始まっています。
例えば

・『新作発表会』なのか？『優績者表彰』なのか？『周年イベント』なのか？
・クライアントはイベントを通じて何を伝えたいのか？
・参加者はイベントに何を求めているのか？
・クライアントが参加者一人当たり、かけられる最大金額はどのぐらいか？

こういった要素をしっかりと押さえた上で『どこに予算を活用するか』『どこでインパクトを与えるか』などを考えていくのが予算組みです。
クオリティ、効果、参加者の満足が一致するポイントをクライアントと一緒に探っていく。
実は、予算組みも立派なクリエイティブ仕事なのです。