AIを身近な課題解決手段に。社内イベントが起こした意識の変化

今回のイベントの
一番の目的は何ですか？

今回、我々グループテクノロジーチームが主体となり、JT版ChatGPT（JAC）の業務における使い方や課題解決方法などを紹介する社内イベントを開催しました。

開催にあたって第一に考えていたのが社内の生成AIプラットフォームの知名度上昇と利用者増加です。生成AIなどの技術が課題解決に役立つ機会はたくさんあり、我々はその方法を紹介できます。しかし、課題があるにも関わらず声がかからないという状況でしたので、イベントの形にすることで我々のチームと試みを知ってもらおうと考えました。
また、企画を進めていくに従い、課題解決のためには他部門と繋がりを持ち、関係を構築することも必要だと強く感じました。最終的にはこちらからの情報発信だけでなくプログラムにパネルディスカッションを盛り込んだりチャットで質問を受け付けたりと、関係構築も意識したイベントになりました。

外部のイベント会社に依頼しようと
考えたきっかけは何ですか？

実は、今までにも我々の試みを紹介する動画を出したり、サイトに掲載したりといった知名度アップの様々な試みを行ってきました。しかし、どれも思ったほどの効果が出ていなかったのが実情です。また、動画などでは深い部分までは掘り下げられません。それならばプロの力を借りてイベントを開催してみよう、と考えたことがキッカケです。

今回、弊社にお任せいただいた
理由は何ですか？

イベント会社を決めるにあたって3～4社ほど声掛けさせていただいたのですが、お話しさせていただく中でチームメンバーから「GPさんは話しやすくていいね」という声がありました。当初はオンラインかリアルかで迷っていたため、どちらの形式でも対応できそうだと感じたのもありましたし、相談しながら進めていきたいという気持ちがあったので、コミュニケーションしやすいのが大きかったです。また、私個人としては集客面で親密に相談に乗ってくださり、様々な提案をいただいたのも非常に好印象でした。

最終的にハイブリッドイベントとして開催しましたが、ハイブリッドに決めた理由は何ですか？

ハイブリッド形式で開催すると、遠方からでもオンラインで参加できますし、リアル参加者はイベントの登壇者と直接話をしたり、リアル参加者同士で交流したりと繋がりを持つことができますよね。開催目的から考えても、ハイブリッドが一番いいと思いました。
実は、チーム内ではオンラインを推す人がほとんどだったので、一人一人説得したんです（笑）そのかいあって、今回のイベントはそれぞれの強みが非常に活かされ、開催中も開催後も非常に盛り上がりました。

企画にあたり、一番力を入れた（重視した）
ポイントは何ですか？

先端系のテクノロジー説明は「小難しくておもしろくない」と思われがちなので、どういう企画にすれば小難しくならないかを考えました。一方でセキュリティ面など重要なことはしっかり説明しましたね。
また、技術にはできることとできないことがあります。いいことだけ言うのではなく、あえてできる・できないについてもつまびらかにしました。

イベント実施にあたって大変だったことは何ですか？

我々のチームはこれだけ大きなハイブリッドイベントを開催したことがなく、何もわからない状態だったのでとにかく大変でした。コンテンツの入れ替えなどGPさんに無理を言ったこともあり……そんな中、しっかりコミュニケーションを取っていただき、色々教わりながらもスムーズに進められて非常に良かったです。

GPの対応で印象的だったことは何ですか？

様々な予想外に対し柔軟に対応いただいてありがたかったです。
本番で印象的だったのは冒頭のコンテンツが所要時間を大幅にオーバーしてしまい、それをどう巻き返すかを現場で調整していただいたことですね。最終的に時間内に収められてホッとしました。初めてのイベントだったこともあり、後ろで支えてくれる安心感がありました。

参加者の反応はいかがでしたか？

参加者からは非常に高い評価をいただきました。さらに、イベント後に参加できなかった方からもアーカイブ希望の声がたくさんあって驚きました。過去に紹介ビデオを出したときはそれほど再生数が伸びなかったので、イベントの効果を感じています。ちなみに、食堂に行ったら「アーカイブ見ましたよ！」と声をかけられました（笑）

開催目的は達成できましたか？

達成できました！イベント後に社内の生成AIプラットフォームの利用者が3倍になり、活用促進につながっています。生成AIについてもっと知りたいという方も増え、研修も企画されています。

次回以降、このイベントをどのように発展させていきたいですか？

色んな方法、改善、発展の仕方があるなと思っています。我々は技術の使用を推進しているので、それをいかに取り入れるか、次は業務側も巻き込んだ双方向性のあるイベントを考えていきたいですね。オンラインとリアルの要素をうまく取り入れて、よりコミュニケーションを盛り込んだイベントを開催していきたいです。