WORK
FLOWイベント企画〜
運営の流れ
1.ORIENTATIONオリエンテーション
はじめに貴社の状況をお伺いし、当社のご紹介をさせていただきます。
もちろん、担当者の指名リクエストも承ります。
また、具体的なご相談やご依頼の際は
オリエンテーション及び念入りなヒアリングを行います。
オリエンテーション時には下記〔５W２H〕をお伺いし、
イベントの土台となるイメージを作っていきます。
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Why〔目的〕
実施することで期待する効果を教えてください。
ゴールを設定することで、目的意識がクリアになります。 -
What〔内容〕
実施詳細や開催形式（リアルかオンラインか）、
課題をお伺いします。 -
When〔日時〕
本番時間/仕込み準備時間をお伺いします。
そこから逆算し、現実的な計画を提案いたします。 -
Where〔場所〕
リアルであればホテルや展示会場、屋外。
オンラインであれば撮影スタジオや中継会場など、
最適な会場を提案いたします。 -
Who〔対象〕
参加人数や参加条件、男女割合、年齢、リアルorオンライン等、
様々な条件に合わせてプランニングいたします。 -
How〔手段〕
リアル、オンライン、ハイブリッドなど
開催における前提条件や制約条件をお伺いします。 -
How
Much〔予算〕事前に予算感や上限の予算がある場合は教えてください。
より良いプランにするため、
不安な点がありましたら、
お知らせください。
漠然とした不安の中にこそ
重要な企画のヒントが
あると考えます。
2.PROJECT PROPOSAL企画書制作
オリエンテーションやヒアリングでいただいた情報をもとに
具体的な企画書/実施計画書を作成いたします。
ご担当者様の“想い”を信頼性・実現性・実施効果のある企画として見える化し、
理想と現実のギャップを解消していきます。
企画書概要
| 企画の前提条件 | 実施概要/会場詳細/開催形式（リアル・オンライン・ハイブリッド）など |
|---|---|
| 実施コンセプト | コンセプト/演出モチーフ/世界観など |
| 企画の目玉 | 各種コンテンツ/手法など |
| 実施運営体制 | 主催者/GP/音響・照明/配信/CG合成等の外部連携機関など |
| 会場イメージ | ステージパース/CG会場イメージ/平面図/立面図/会場装飾など |
| 映像構成案 | オープニング/エンディング/その他映像プロデュースなど |
| ホスピタリティプラン | 受付/誘導/受賞者への説明/飲食関係など |
| 出演者候補 | MC/アーティスト/モデル/コンパニオンなど |
| 制作スケジュール | パンフレットなどの制作物/各種準備資料/決定期限など |
過去の提案事例
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アワードイベント
表彰方法/上位表彰手法/パーティー演出
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スポーツイベント
競技PLAN/開会式・閉会式演出
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商品発表会
製品の世界観を空間に表現/発表方法
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周年式典
ヒストリーVTR/代表プレゼンテーション手法
型破りな企画コンテンツも
時には必要です。
実現困難な企画ほど
大きな感動に
つなげるチャンス
3.PRESEN-
TATION企画プレゼン
プロジェクトメンバーの皆さまにご参加いただき、
1時間ほどお時間を頂戴し、
企画のプレゼンテーションをさせていただきます。
プレゼンテーション後、皆さまからフィードバックをいただき、
更に企画を良いものにして参ります。
4.PRODUCTION制作準備
プロジェクトの実施が決まりましたら、ブレストを重ね、
企画を一気に実働計画まで練り上げていきます。
企画内容の疑問点や不明点はこの段階でできるだけクリアにします。
私たちGPは実働計画に基づき本番の運営資料や各種準備の手配を行い、
プロジェクトの進捗を定期的に貴社と共有します。
製作期間での各種準備
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1. 外部パートナー調整
音響照明映像機材/舞台造作装飾/オンライン配信手配/出演者など
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2. 制作スケジュール管理
両者のタスクと役割整理/定例MTGの設定/
各種締切共有 -
3. 実施運営マニュアル
実施概要/体制/仕込リハスケジュール/図面/
運営計画/備品一覧 -
4. 進行台本
ステージの動き/MCコメント/配信の画面割/映像展開など
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5. 各種申請資料
消防/警察/保健所届出など
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6.その他
映像コンテ/記念品デザイン/印刷物/表彰物/
スタッフ動画表/アーカイブ動画など
型破りな企画コンテンツも
時には必要です。
実現困難な企画ほど
大きな感動に
つなげるチャンス
5.PRE-
ANNOUNCEMENT事前施策
本番に向け、参加者への招待状や招待メールの送付、web展開等の告知を始めます。
プロジェクトを成功に導く為には欠かせない事前施策です。
実行委員会の設置もこの段階で進めていきます。
6.SHOW TIME本番当日・配信当日
会場設営やリハーサルを経て、本番当日を迎えます。
当日は参加者に最高の感動を届けるため、
私たちも主催者さまと一つのチームになり参加者に向き合います。
現場は生き物。入念な計画も稀に急な変更を強いられることがあります。
そんな時でも、私たちはプロとして臨機応変に対応いたします。
また、イベントを打ち上げ花火に終わらせないために、
サンクスレターやWebによる思い出の共有を図ることで、
気持ちの継続・深化に繋げることができます。
7.FOLLOW-UP事後施策
イベントを一過性の打ち上げ花火で終わらせないために、『イベント後』の施策が重要です。
参加者様に対してはサンクスレターやオンラインイベントのアーカイブ配信等を行い、気持ちの継続・深化・定着を図ります。
また、主催者様に対してはアンケートの分析等を通じて振り返りを行い、
イベントの成果や気づきを具体化し、次回以降の企画をよりよくするための糧とします。
